Charging company car at home
Convenient, safe and simple.
Make efficient use of free time. With reev, all charging processes of the electric fleet at the company’s own charging stations can be recorded and automatically billed.
Now home charging processes of electric company car drivers can also be accounted for:
The charging processes at home are recorded accurately in terms of consumption, per kWh, and automatically transmitted to the employer for internal billing or reimbursement. A legally secure and transparent solution for employers and employees.
You are a private individual?
This is how company car charging at home works
Authorized company car drivers charge the electric company cars at home.
Options
for authentication at the charging stations include keyfobs, RFID cards or the reev app for drivers.
The home charging processes are recorded to the exact kWh and transmitted automatically. Drivers can view their charging processes in the reev app.
Both the company and the drivers receive a monthly receipt of all company charging costs via eMail.
Electricity costs for home charging of company car drivers are reimbursed by the employer.
This can be done together with the monthly expenses, for example.
Ready to start in a few steps and
easy to implement
Install charging station
The basic requirement is a charging station at the company car driver’s home. To ensure individual consumption recording and legally compliant billing, an access restriction must be set up at the wallbox – even if the charging station is not publicly accessible.
Enable
feature
To enable the home charging feature for company car drivers, the company should contact the reev team. Company car drivers can also send a digital request to the employer themselves.
Registration of the
drivers
Authorized employees will receive an online form, which they can use to register for home charging of company cars. After successful registration, the reev service team links the drivers’ home charging stations to the company. The charge company car at home function can thus be easily integrated into the employer’s charging infrastructure.
reev app for
drivers
Via the reev app, company car drivers can overview and monitor all charging processes – at the company and at home. Other features include mobile start and stop of charging processes or real-time display of charging processes.
Automatically generated
billing documents
Reimbursement by the company.
Both the company car drivers and the company receive an automatically generated eMail receipt each month. The company’s internal, tax-free expense reimbursement can then be made together with the monthly expenses, for example.
FAQs
Where and how can company car drivers register for home charging?
Berechtigte FahrerInnen registrieren sich über ein online Formular. Benötigte Angaben sind u.a. Adresse, Kontaktdaten, Strompreis (kWh-Preis) sowie ein Nachweis über diesen, z.B. eine Stromrechnung oder der Stromvertrag. Nach Übermittlung werden die Angaben vom reev Support Team überprüft.
Info: Grundsätzlich sollte die Nutzung des Features mit dem Arbeitgeber abgestimmt sein, um auch die Kostenerstattung sicherzustellen.
At what electricity price do company car drivers charge at home?
Zum lokalen, eigenen Strompreis am Wohnort der/des Angestellten. Bei Registrierung der berechtigten FahrerInnen muss der eigene Strompreis angegeben und ein Nachweis (bspw. Stromrechnung, Vertrag) hochgeladen werden, welcher vom reev Service Team auf Echtheit geprüft wird.
How do employees authenticate themselves at the home charging station?
Die Authentifizierung erfolgt an der Ladestation direkt. Und kann beispielsweise via separater RFID-Karte, RFID-fähigem Mitarbeiterausweis oder reev App vorgenommen werden.
Do employers and drivers use the same systems?
Nein. DienstwagenfahrerInnen steht die reev App zur Verfügung. Mit dieser können u.a. Ladeverlauf eingesehen und Ladevorgänge per Fernstart und -stop gesteuert werden.
Unternehmen nutzen weiterhin ihren bestehenden reev Dashboard-Zugang zur Verwaltung und Steuerung ihrer Ladelösung am Unternehmensstandort.
Die Belege der Heim-Ladevorgänge werden monatlich per eMail geschickt (an Arbeitgeber und DienstwagenfahrerInnen).
Which charging station is recommended for home charging?
Wir empfehlen das Bundle Compact: eine Kombination aus hochwertiger ABL Hardware und reev Dashboard Compact. Durch die vorkonfigurierte Software sind die Inbetriebnahme und Installation besonders einfach. Mehr zum Bundle erfahren Sie hier.
Who pays the charging station at home?
Grundsätzlich muss die Finanzierung der Heim-Ladestationen individuell zwischen den Dienstwagenfahrern und dem Arbeitgeber abgestimmt werden. Die Kostenübernahme kann beispielsweise in einer eCar Policy des Unternehmens allgemein geregelt werden.
Insgesamt gibt es bei der Finanzierung zwei Möglichkeiten:
1. Die Finanzierung durch den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin
Die Arbeitnehmer übernehmen die Kosten für die Ladestation selbst. Da die Ladestation auch privat genutzt werden kann, und so nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht an den Arbeitgeber zurückgegeben werden muss, ist dies in vielen Fällen die präferierte Option.
2. Finanzierung durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber kann die Ladestation auf seine Kosten dem Fahrer leihweise zur Verfügung stellen, bspw. zusammen mit dem elektrischen Dienstwagen.
Der Arbeitgeber hat aber auch die Möglichkeit, die Kosten für Installation und Kauf der Ladestation durch den Dienstwagenfahrer zu bezuschussen. Dies gilt als geldwerter Vorteil und muss mit 0,25% versteuert werden.
Das Unternehmen kann die Ladestation auch erstatten und zusätzlich zum Lohn an seine MitarbeiterInnen „verschenken“. Diese Variante wird ebenfalls als geldwerter Vorteil gewertet und muss mit 0,25% versteuert werden.
Who pays the software license fees for the charging station at home?
Um das reev Dienstwagen zuhause laden nutzen zu können, muss die reev Software auf den Heim-Ladestationen der DienstwagenfahrerInnen installiert sein. Im Bundle-Produkt ist die reev Software bereits vorkonfiguriert und die Lizenzgebühren für die ersten 24 Monate sind im Bundle-Kaufpreis enthalten.
Insgesamt sind die Kosten für die reev Software abhängig von der gewählten Lizenzversion. Auch die Wahl der Hardware beeinflusst die Gebühren. Wer die Kosten trägt, muss individuell zwischen DienstwagenfahrerIn und dem Arbeitgeber abgestimmt werden. Gerne beraten wir Sie hierzu und erläutern die Optionen. Nehmen Sie einfach Kontakt mit unserem Team auf.
Are there technical requirements for the wallbox that need to be considered in order to achieve legally compliant billing using the reev model?
Die genutzte Hardware muss über einen MID-Zähler verfügen und backendfähig sein. Zusätzlich muss die Hardware im reev Dashboard integriert sein (Beispiel ABL eMH2). Die Ladestation muss nicht zwingend eichrechtskonform sein. Am Installationsort muss Netzwerkempfang sichergestellt werden, da die Ladestation über SIM-Karte kommuniziert.
Wir empfehlen das Bundle Compact: eine Kombination aus hochwertiger ABL Hardware und reev Dashboard Compact. Durch die vorkonfigurierte Software sind die Inbetriebnahme und Installation besonders einfach. Mehr zum Bundle erfahren Sie hier.
Can the reev software also be integrated in charging stations already installed?
Entspricht die Ladestation den technischen Voraussetzungen (siehe Frage oben „Gibt es Anforderungen an die Wallbox, die beachtet werden müssen, um eine rechtssichere Abrechnung entlang des reev Modells zu erreichen?“), kann die reev Software auch nachträglich in eine bereits installierte Ladestation zuhause integriert werden. Hierfür koordiniert reev mit dem örtlichen Elektriker die Inbetriebnahme und sendet die benötigten Materialien (beispielsweise SIM-Karte und Inbetriebnahme-Anleitung) an den Mitarbeiter/die Mitarbeiterin oder die Elektrofachkraft. Die Inbetriebnahme ist einfach und schnell und wird digital von unserem Support Team begleitet.
What is the cost of the new reev feature for charging company cars at home?
Gerne beraten wir Sie individuell. Die Kosten für das Feature werden von verschiedenen Rahmenbedingungen beeinflusst und sind so auf den jeweiligen Anwendungsfall abgestimmt.
How to enable the feature?
Nehmen Sie hierfür bitte Kontakt mit dem reev Team auf: sales@reev.com. Teilen Sie uns bitte die Namen und eMail-Adressen der berechtigten DienstwagenfahrerInnen mit.
How can the company be sure that only the costs for business trips are billed?
Ähnlich wie bei einer Tankkarte kann nicht bis ins kleinste Detail nachvollzogen werden, für welche Strecke getankt und abgerechnet wird. Über Authentifizierungs-methoden, z.B. RFID-Karten, kann sichergestellt werden, dass nur Ladevorgänge berechtigter FahrerInnen in die betrieblichen Abrechnungsbelege aufgenommen werden. Die Verwendung der RFID-Karten basiert auf einem Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und -nehmer.
Beispielsweise über eine eCar Policy, eine Erweiterung der klassischen Car Policy um zusätzliche Richtlinien für Elektrofahrzeuge, könnten die Einzelheiten in der Nutzung, wie die Abrechnung privater versus geschäftlicher Fahrten, festgelegt werden.
Does my employee need to set up an access restriction at the charging station at home?
Ja, der Zugang zur Ladestation bei dem/der Dienstwagenfahrer/in muss beschränkt sein, um eine individuelle Verbrauchserfassung und rechtssichere Abrechnung der Ladevorgänge sicherzustellen. Auch, wenn die Wallbox in einer geschlossenen Garage installiert ist und keine weiteren NutzerInnen (z.B. Familienmitglieder, NachbarInnen, LebenspartnerInnen) an der Ladestation laden können, muss eine Zugangsbeschränkung eingerichtet werden.
Die Zugangsbeschränkung an der Wallbox daheim kann vom reev Service Team eingestellt werden.
What do employers need to consider from a tax and legal perspective?
Steuerlich und rechtlich gibt es keine außerordentlichen Regelungen für Unternehmen und DienstwagenfahrerInnen, die es zu beachten gibt. Bei der Erstattung der Ladekosten handelt es sich um eine übliche, steuerfreie Auslagenerstattung. Die Stromkosten werden, so wie Reisekosten oder sonstige Mitarbeiter-Ausgaben, nachträglich und über einen spezifisch generierten Beleg (über die verbrauchsgenau erfassten Stromkosten), vom Arbeitgeber erstattet.
Die steuerfreie Erstattung erfolgt direkt zwischen Arbeitgeber und ArbeitnehmerIn. Für die Erstattung der Ladekosten werden keine Rechnungen und Gutschriften zwischen Anbieter und Arbeitnehmer und/oder Anbieter und Arbeitgeber erstellt. Dadurch wird der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin nicht zum Leistungserbringer/zur Leistungserbringerin (z.B. StromverkäuferIn). Die Stromkosten für die rechtssicher erfassten dienstlichen Ladevorgänge dürfen daher steuerfrei erstattet werden.
Which and how many receipts does the employer receive per month?
Der angegebene Ansprechpartner im Unternehmen, erhält monatlich unterschiedliche eMail Belege in einem gesammelten ZIP-Ordner:
- einen Übersichts-Beleg über die Gesamtkosten des Monats: alle Ladevorgänge aller DienstwagenfahrerInnen im Überblick.
- ein separater Beleg pro DienstwagenfahrerIn: die Vorgänge und Kosten je FahrerIn. Die einzelnen Belege können dann für die interne individuelle Abrechnung genutzt werden.
Zusatzinfo: Die jeweiligen DienstwagenfahrerInnen erhalten ebenfalls monatlich einen eMail-Beleg – ausschließlich über die eigenen Ladevorgänge (Duplikat des Belegs für das Unternehmen).
Is in-company reimbursement of charging costs from the employer to the employee tax-free?
Ja. Bei der „Dienstwagen zuhause laden“ Lösung von reev handelt es sich um eine steuerfreie Auslagenerstattung von Betriebsausgaben basierend auf einem verbrauchsgenauen Beleg. Die steuerfreie Erstattung erfolgt direkt zwischen Arbeitgeber und ArbeitnehmerIn. Für die Erstattung der Ladekosten werden keine Rechnungen und Gutschriften zwischen Anbieter und Arbeitnehmer und/oder Anbieter und Arbeitgeber erstellt. Dadurch wird der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin nicht zum Leistungserbringer/zur Leistungserbringerin (z.B. StromverkäuferIn). Die Stromkosten für die rechtssicher erfassten dienstlichen Ladevorgänge dürfen daher steuerfrei erstattet werden.
What is the billing period and at what billing level is the document created?
Der Arbeitgeber monatlich einen digitalen Beleg über alle dienstlich getätigten Heim- Ladevorgänge der berechtigen DienstwagenfahrerInnen. Der Beleg dient als Basis für steuerfreie Auslagenerstattung durch die Lohnauszahlung. Die Abrechnung erfolgt (automatisiert) durch den Arbeitgeber direkt an den Arbeitnehmer.
What has to be considered in the event of termination of the employment relationship between the company car user and the employer with regard to the wallbox?
Dieses Vorgehen ist abhängig davon, ob die Wallbox a) im Besitz des Unternehmens oder b) dem Arbeitnehmer/der Arbeitnehmerin ist. Grundsätzlich empfiehlt sich hier eine unternehmensindividuelle Regelung, die ggf. auch in einer eCar Policy festgelegt werden kann.
Im ersten Fall a) kann beispielsweise eine Abzahlung des Arbeitnehmers erfolgen.
Im zweiten Fall b) würde die Wallbox auch mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Besitz des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin bleiben. In beiden Fällen wird aber der Zugang des ausgeschiedenen Mitarbeiters seitens reev deaktiviert. Die Ladestation kann weiter operieren, aber es werden keine Belege für dienstliche Ladevorgänge mehr erstellt.
Which charging station is recommended for home charging?
Wir empfehlen das Bundle Compact: eine Kombination aus hochwertiger ABL Hardware und reev Dashboard Compact. Durch die vorkonfigurierte Software sind die Inbetriebnahme und Installation besonders einfach. Mehr zum Bundle erfahren Sie hier.
Are there technical requirements for the wallbox that need to be considered in order to achieve legally compliant billing using the reev model?
Die genutzte Hardware muss über einen MID-Zähler verfügen und backendfähig sein. Zusätzlich muss die Hardware im reev Dashboard integriert sein (Beispiel ABL eMH2). Die Ladestation muss nicht zwingend eichrechtskonform sein. Am Installationsort muss Netzwerkempfang sichergestellt werden, da die Ladestation über SIM-Karte kommuniziert.
Wir empfehlen das Bundle Compact: eine Kombination aus hochwertiger ABL Hardware und reev Dashboard Compact. Durch die vorkonfigurierte Software sind die Inbetriebnahme und Installation besonders einfach. Mehr zum Bundle erfahren Sie hier.
Can the reev software also be integrated in charging stations already installed?
Entspricht die Ladestation den technischen Voraussetzungen (siehe Frage oben „Gibt es Anforderungen an die Wallbox, die beachtet werden müssen, um eine rechtssichere Abrechnung entlang des reev Modells zu erreichen?“), kann die reev Software auch nachträglich in eine bereits installierte zuhause Ladestation integriert werden. Hierfür koordiniert reev mit dem örtlichen Elektriker die Inbetriebnahme und sendet die benötigten Materialien (beispielsweise SIM-Karte und Inbetriebnahme-Anleitung) an den Mitarbeiter/die Mitarbeiterin oder die Elektrofachkraft. Die Inbetriebnahme ist einfach und schnell und wird digital von unserem Support Team begleitet.
Can other users access the charging station at home?
Grundsätzlich muss eine Zugangsbeschränkung an den Ladestationen daheim eingerichtet sein, um eine individuelle Verbrauchserfassung und rechtssichere Abrechnung sicherzustellen. Eine Zugangsbeschränkung sollte also auch eingerichtet werden, wenn die Wallbox nicht öffentlich (für andere Personen) zugänglich ist. Eine Autorisierung ist u.a. via RFID-fähigem Mitarbeiterausweis, reev Key Fob oder der reev App für FahrerInnen möglich.
Bei einer gemeinschaftlichen Nutzung der heimischen Ladestation können auch andere NutzerInnen berechtigt sein, an dieser zu laden, z.B. PartnerInnen, NachbarInnen, oder Gäste der registrierten DienstwagenfahrerInnen. Dies sollte individuell zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer definiert werden, beispielsweise in einer eCar Policy. In diesem Falle empfiehlt sich ein betriebliches Authentifizierungssystem: beispielsweise mit reev App oder RFID-Karte können die DienstwagenfahrerInnen identifiziert und von den anderen NutzerInnen differenziert werden. So wird gemeinschaftliche Nutzung bei gleichzeitig separater und verbrauchsgenauer Erfassung der Ladevorgänge möglich. Dem Arbeitgeber werden nur die Ladekosten zugestellt, die durch authentifizierten DienstwagenfahrerInnen und für geschäftliche Ladevorgänge ausgelöst wurden.
How do employees authenticate themselves at the home charging station?
Die Authentifizierung erfolgt an der Ladestation direkt. Und kann beispielsweise via RFID-fähigem Mitarbeiterausweis, reev Key Fob oder reev App vorgenommen werden.
Does an access restriction need to be set up at the charging station at home?
Ja, es muss eine Zugangsbeschränkung an den Ladestationen daheim eingerichtet sein, um eine individuelle Verbrauchserfassung und rechtssichere Abrechnung der dienstlichen Ladevorgänge sicherzustellen. Eine Zugangsbeschränkung muss auch eingerichtet werden, wenn die Wallbox in einer geschlossenen Garage installiert ist und keine weiteren NutzerInnen (z.B. Familienmitglieder, NachbarInnen, LebenspartnerInnen) an der Ladestation laden können.
Im online Formular zur Registrierung muss der Dienstwagenfahrer / die DienstwagenfahrerIn angeben, ob weitere NutzerInnen Zugang zur Station haben.
Die Zugangsbeschränkung an der Wallbox daheim kann vom reev Service Team eingestellt werden.
Bei einer gemeinschaftlichen Nutzung der heimischen Ladestation können auch andere NutzerInnen berechtigt sein, an dieser zu laden, z.B. PartnerInnen, NachbarInnen, oder Gäste der registrierten DienstwagenfahrerInnen. Dies sollte individuell zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer definiert werden, beispielsweise in einer eCar Policy.
What are the features of the reev app?
Mit der reev App können FahrerInnen u.a. Rechnungsinformationen eingesehen und bearbeiten, der Ladeverlauf eingesehen und Ladevorgänge per Fernstart und -stop gesteuert werden. Zudem kann die reev App als Authentifizierungsmöglichkeit an den Ladestationen genutzt werden. Weitere Funktionen und mehr Informationen zur reev App finden Sie hier.
What do company car drivers have to consider from a fiscal and legal point of view?
Steuerlich und rechtlich gelten keine außerordentlichen Regelungen für DienstwagenfahrerInnen. Bei der Erstattung der dienstlichen Ladekosten handelt es sich um eine übliche Auslagenerstattung. Die Stromkosten für den Dienstwagen werden nachträglich und über einen spezifisch generierten Beleg vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet. Eine eventuelle Erstattung von Stromkosten von privaten Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugen ist hingegen steuerpflichtig.
What receipts does the company car driver receive each month?
Die DienstwagenfahrerInnen erhalten monatlich einen eMail-Beleg über die eigenen Ladevorgänge und Ladekosten an der Ladestation zuhause. Dem Arbeitgeber wird ein digitales Duplikat zugeschickt.
What is the contractual basis between company car driver and reev?
Wenn das reev Dienstwagen zuhause laden über den Arbeitgeber abgewickelt wird und dieser die Kosten für die reev Softwarelizenz trägt, wird ein Vertrag zwischen reev und dem Arbeitgeber eingegangen. Daher gibt es in diesem Falle keinen Vertrag zwischen DienstwagenfahrerIn und reev. DienstwagenfahrerInnen müssen dann allein den Nutzungsbedingungen zustimmen.
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