Laadsessies van bedrijfswagenbestuurders thuis afrekenen

In aanmerking komende bestuurders registreren zich via een online formulier. De vereiste informatie omvat adres, contactgegevens, elektriciteitsprijs (kWh-prijs) en een bewijs hiervan, bijvoorbeeld een elektriciteitsrekening of het elektriciteitscontract. Na indiening wordt de informatie gecontroleerd door het reev support team. Info: In principe moet het gebruik van de functie worden afgestemd met de werkgever om ook de vergoeding van de kosten te garanderen.

Tegen de lokale, eigen elektriciteitsprijs in de woonplaats van de medewerker. Bij de registratie van de bevoegde bestuurders moet de eigen elektriciteitsprijs worden aangegeven en moet een bewijs (bijv. elektriciteitsrekening, contract) worden geüpload, dat door het reev-serviceteam op echtheid wordt gecontroleerd.

De authenticatie vindt direct bij het laadstation plaats. En kan bijvoorbeeld gebeuren via een aparte RFID-kaart, een RFID-geactiveerde ID-kaart voor werknemers of een reev-app.

Nee. Bestuurders van bedrijfswagens kunnen de reev-app gebruiken. Deze kan worden gebruikt om onder andere de laadgeschiedenis te bekijken en laadprocessen via start en stop op afstand te besturen. Bedrijven blijven hun bestaande reev-dashboardtoegang gebruiken om hun laadoplossing op de bedrijfslocatie te beheren en te controleren. De ontvangsten van de thuislaadprocessen worden maandelijks per e-mail verstuurd (naar werkgevers en bestuurders van bedrijfswagens).

Wij bevelen ABL reev ready aan met de reev licence key Compact: zo krijgt u een gecoördineerde totaaloplossing bestaande uit hoogwaardige ABL-hardware en intelligente reev Software. De vooraf geconfigureerde software maakt de inbedrijfstelling en installatie bijzonder eenvoudig. Meer informatie over de ABL reev ready vindt u hier.

In principe moet de financiering van de oplaadpunten thuis individueel worden overeengekomen tussen de bestuurders van bedrijfswagens en de werkgever. De overname van kosten kan bijvoorbeeld algemeen worden geregeld in een eCar-beleid van de onderneming.

In het algemeen zijn er twee mogelijkheden wat de financiering betreft:

1. financiering door de werknemer of het personeelslid De werknemers betalen zelf de kosten voor de laadpaal. Aangezien het laadstation ook privé kan worden gebruikt en dus na beëindiging van de arbeidsrelatie niet aan de werkgever hoeft te worden teruggegeven, geniet dit in veel gevallen de voorkeur.

2. financiering door de werkgever De werkgever kan de laadpaal op zijn kosten aan de bestuurder in bruikleen geven, bijvoorbeeld samen met de elektrische bedrijfswagen. De werkgever heeft echter ook de mogelijkheid om de kosten van installatie en aanschaf van de laadpaal door de bestuurder van de bedrijfsauto te subsidiëren. Dit wordt beschouwd als een voordeel in natura en moet worden belast tegen 0,25%. Het bedrijf kan het laadstation ook vergoeden en “weggeven” aan zijn werknemers als aanvulling op hun loon. Deze variant wordt ook beschouwd als een voordeel in natura en moet worden belast tegen 0,25%.

Om de reev bedrijfswagenlading thuis te kunnen gebruiken, moet de reev software geïnstalleerd worden op de thuislaadstations van de bedrijfswagenbestuurders. De kosten voor de reev software zijn afhankelijk van de gekozen licentieversie. Ook de keuze van de hardware is van invloed op de kosten. Wie de kosten draagt, moet individueel worden overeengekomen tussen de bestuurder van de bedrijfswagen en de werkgever. Wij adviseren u graag en lichten de mogelijkheden toe. Neem gewoon contact op met ons team.

De gebruikte hardware moet over een MID-meter beschikken en geschikt voor backend zijn. Daarnaast moet de hardware zijn opgenomen in het reev-dashboard (voorbeeld ABL eMH2). Het oplaadpunt hoeft niet per se aan het ijkrecht te voldoen. Op de plaats van installatie moet netwerkontvangst mogelijk zijn, omdat het oplaadpunt via SIM-kaart communiceert. 

Als het laadstation voldoet aan de technische vereisten (zie de vraag hierboven “Zijn er vereisten voor de wallbox die in acht moeten worden genomen om met het reev-model tot een wettelijk conforme facturering te komen?”), kan de reev Software ook achteraf in een reeds geïnstalleerd laadstation thuis worden geïntegreerd. Hiervoor coördineert reev de inbedrijfstelling met de plaatselijke elektricien en stuurt de benodigde materialen (bijvoorbeeld SIM-kaart en inbedrijfstellingsinstructies) naar de medewerker of de elektricien. De ingebruikname is snel en eenvoudig en wordt digitaal begeleid door ons supportteam.

Bedrijven kunnen de functie voor het thuis opladen van bedrijfswagens gebruiken binnen de reev Compact- en reev Pro-licentie. Bestuurders van bedrijfswagens hebben de reev Pro-licentie nodig om de functie bij hun thuislaadstation te gebruiken.

Neem hiervoor contact op met het reev-team via: sales@reev.com. Geef hierbij de namen en eMailadressen van de bevoegde bestuurders van een auto van de zaak op.

Net als bij een tankkaart kan niet tot in detail worden nagegaan voor welke rit getankt en afgerekend wordt. Via authenticatiemethoden, bijv. RFID-kaarten, kan ervoor worden gezorgd dat alleen laadprocessen van bevoegde bestuurders terechtkomen in de afrekeningsdocumenten van het bedrijf. Het gebruik van de RFID-kaarten is gebaseerd op een vertrouwensrelatie tussen werkgever en werknemer.

Bijvoorbeeld via een regeling voor een elektrische auto, een uitbreiding van de klassieke regeling voor auto’s met aanvullende richtlijnen voor elektrische auto’s, kunnen details van het gebruik, zoals de afrekening van privé- versus zakelijke ritten, worden vastgelegd.

Ja, de toegang tot het oplaadpunt bij de bestuurder van de auto van de zaak moet worden beperkt om een individuele meting van het verbruik en een rechtszekere afrekening van de laadprocessen mogelijk te maken. Er moet ook een beperking worden ingesteld als de wallbox in een gesloten garage is geïnstalleerd en er geen andere gebruikers (bijv. familieleden, buren, partners) aan het oplaadpunt kunnen opladen.

De beperkte toegang tot de wallbox thuis kan worden ingesteld door het reev-serviceteam.

Fiscaal en juridisch gelden er geen bijzondere regelingen voor bedrijven en bestuurders van auto’s van de zaak. Bij de vergoeding van de laadkosten betreft het een gangbare, belastingvrije onkostenvergoeding. De stroomkosten worden, net als reiskosten of andere uitgaven van de medewerker, achteraf en via een specifiek aangemaakt document (over de exact per verbruik gemeten stroomkosten) door de werkgever vergoed. De belastingvrije vergoeding vindt direct tussen werkgever en werknemer plaats. Voor de vergoeding van de laadkosten worden geen facturen en creditnota’s opgesteld tussen aanbieder en werknemer en/of aanbieder en werkgever. Hierdoor wordt de werknemer geen dienstverlener (bijv. stroomverkoper). De stroomkosten voor de rechtszeker geregistreerde zakelijke laadprocessen mogen daarom belastingvrij worden vergoed.

een afzonderlijk document per bestuurder van een auto van de zaak: de processen en kosten per bestuurder. De afzonderlijke documenten kunnen vervolgens worden gebruikt voor de interne individuele afrekening.

• een overzichtsdocument over de totale kosten van de maand: alle laadprocessen van alle bestuurders van auto’s van de zaak op een rij.
• een afzonderlijk document per bestuurder van een auto van de zaak: de processen en kosten per bestuurder. De afzonderlijke documenten kunnen vervolgens worden gebruikt voor de interne individuele afrekening.

Zusatzinfo: Die jeweiligen DienstwagenfahrerInnen erhalten ebenfalls monatlich einen eMail-Beleg – ausschließlich über die eigenen Ladevorgänge (Duplikat des Belegs für das Unternehmen).

Ja. De oplossing “Auto van de zaak thuis opladen” van reev is een belastingvrije onkostenvergoeding van bedrijfsuitgaven, gebaseerd op een exact verbruiksdocument. De belastingvrije vergoeding vindt direct tussen werkgever en werknemer plaats. Voor de vergoeding van de laadkosten worden geen facturen en creditnota’s opgesteld tussen aanbieder en werknemer en/of aanbieder en werkgever. Hierdoor wordt de werknemer geen dienstverlener (bijv. stroomverkoper). De stroomkosten voor de rechtszeker geregistreerde zakelijke laadprocessen mogen daarom belastingvrij worden vergoed.

De werkgever ontvangt maandelijks een digitaal document over alle zakelijke laadprocessen thuis van de bevoegde bestuurders van een auto van de zaak. Het document dient als basis voor belastingvrije onkostenvergoeding via de loonuitbetaling. De afrekening wordt (geautomatiseerd) uitgevoerd tussen werkgever en werknemer.

Dat hangt ervan of de wallbox a) in het bezit van het bedrijf is of b) van de werknemer. Over het algemeen is hier een individuele bedrijfsregeling aan te raden, die eventueel ook kan worden vastgelegd in een regeling voor de elektrische auto.

In het eerste geval a) kan bijvoorbeeld een terugbetaling van de werknemer plaatsvinden.

In het tweede geval b) zou de wallbox ook bij beëindiging van de arbeidsverhouding in het bezit van de werknemer blijven. In beide gevallen wordt de toegang van de vertrokken werknemer echter door reev gedeactiveerd. Het oplaadpunt kan blijven werken, maar er worden geen documenten voor zakelijke laadprocessen meer aangemaakt.

Wij adviseren ABL reev ready met de reev-licentieversie Compact: zo krijgt u een gecoördineerde totaaloplossing bestaande uit hoogwaardige ABL-hardware en intelligente reev Software. De vooraf geconfigureerde software maakt de inbedrijfstelling en installatie bijzonder eenvoudig. Meer informatie over de ABL reev ready vindt u hier.

De gebruikte hardware moet over een MID-meter beschikken en geschikt voor backend zijn. Daarnaast moet de hardware zijn opgenomen in het reev-dashboard (voorbeeld ABL eMH2). Het oplaadpunt hoeft niet per se aan het ijkrecht te voldoen. Op de plaats van installatie moet netwerkontvangst mogelijk zijn, omdat het oplaadpunt via SIM-kaart communiceert. We raden de Bundle Compact aan: een combinatie van hoogwaardige ABL-hardware en het reev Dashboard Compact. Dankzij de vooraf geconfigureerde software zijn de ingebruikneming en installatie bijzonder eenvoudig. Meer informatie over de Bundle vindt u hier.

Als het oplaadpunt aan de technische voorwaarden voldoet (zie vraag hierboven “Zijn er eisen aan de wallbox waarmee ik rekening moet houden om een rechtszekere afrekening via het reev-model mogelijk te maken?”), kan de reev-software ook achteraf in een bestaand oplaadpunt thuis worden opgenomen. Hiervoor coördineert reev met de lokale elektricien de ingebruikneming en zendt reev het benodigde materiaal (bijv. SIM-kaart en gebruiksaanwijzing voor de ingebruikneming) aan de medewerker of de elektricien. De ingebruikneming gaat gemakkelijk en snel en wordt digitaal begeleid door ons ondersteuningsteam.

In principe moet de toegang tot het oplaadpunt thuis worden beperkt om een individuele meting van het verbruik en een rechtszekere afrekening mogelijk te maken. Een beperking van de toegang moet ook worden ingesteld als de wallbox niet openbaar (voor andere personen) toegankelijk is. Autorisatie is o.a. mogelijk via een voor RFID-geschikte medewerkerspas, de reev Key Fob of de reev-app voor bestuurders. Bij een gezamenlijk gebruik van het oplaadpunt thuis kunnen ook andere gebruikers laden aan het oplaadpunt, bijv. partners, buren of gasten van de geregistreerde bestuurder van de auto van de zaak. Dit moet individueel worden geregeld tussen werkgever en werknemer, bijvoorbeeld in een regeling voor elektrische auto’s.

In dit geval is een authenticatiesysteem van het bedrijf aan te raden: bijvoorbeeld met reev-app of RFID-kaart kan de bestuurder van de auto van de zaak worden geïdentificeerd en worden onderscheiden van andere gebruikers. Zo wordt een gezamenlijk gebruik en tegelijkertijd een afzonderlijke, exacte meting van het verbruik van de laadprocessen mogelijk. De werkgever krijgt alleen laadkosten berekend, die door geauthenticeerde bestuurders van een auto van de zaak en voor zakelijke laadprocessen werden geactiveerd.

De authenticatie vindt direct aan het oplaadpunt plaats en kan bijvoorbeeld worden uitgevoerd via een medewerkerspas die voor RFID geschikt is, een reev Key Fob of de reev-app.

Ja, de toegang tot oplaadpunten thuis moet worden beperkt om een individuele meting van het verbruik en een rechtszekere afrekening van de zakelijke laadprocessen mogelijk te maken. Er moet ook een beperking worden ingesteld als de wallbox in een gesloten garage is geïnstalleerd en er geen andere gebruikers (bijv. familieleden, buren, partners) aan het oplaadpunt kunnen opladen.

In het onlineformulier voor de registratie moet de bestuurder van de auto van de zaak aangeven of andere gebruikers toegang tot het oplaadpunt hebben.

De beperkte toegang tot de wallbox thuis kan worden ingesteld door het reev-serviceteam.

Bij een gezamenlijk gebruik van het oplaadpunt thuis kunnen ook andere gebruikers bevoegd zijn om aan het oplaadpunt te laden, bijv. partners, buren of gasten van de geregistreerde bestuurder van de auto van de zaak. Dit moet individueel tussen werkgever en werknemer worden geregeld, bijvoorbeeld in een regeling voor de elektrische auto.

Met de reev-app kunnen bestuurders o.a. factuurgegevens bekijken en bewerken, het laadproces bekijken en laadprocessen op afstand starten en stoppen. Ook kan de reev-app worden gebruikt als mogelijkheid voor authenticatie aan de oplaadpunten. Meer functies en meer informatie over de reev-app vindt u hier.

Fiscaal en juridisch gelden geen bijzondere regelingen voor bestuurders van een auto van de zaak. Bij de vergoeding van de zakelijke laadkosten betreft het een gangbare onkostenvergoeding. De stroomkosten voor de auto van de zaak worden achteraf en via een specifiek aangemaakt document belastingvrij vergoed door de werkgever. Over een eventuele vergoeding van stroomkosten van particuliere elektrische of hybride voertuigen is daarentegen belasting verschuldigd.

De bestuurder van de auto van de zaak ontvangt maandelijks een eMaildocument over de eigen laadprocessen en laadkosten aan het oplaadpunt thuis. De werkgever ontvangt een digitaal duplicaat.

Als reev Auto van de zaak thuis opladen via de werkgever wordt afgewikkeld en deze de kosten voor de reev-softwarelicentie draagt, komt een overeenkomst tussen reev en de werkgever tot stand. Daarom is er in dat geval geen overeenkomst tussen de bestuurder van de auto van de zaak en reev. De bestuurder van de auto van de zaak moet dan alleen nog akkoord gaan met de gebruiksvoorwaarden.