Of het nu gaat om een bijdrage aan klimaatbescherming, imagoverbetering of een innovatieve stap richting de toekomst – meer dan de helft van de fleet operators is momenteel van plan om elektrische of hybride voertuigen aan te schaffen of hun bestaande e-vloot uit te breiden. Wie eMobility echter efficiënt in zijn wagenpark wil integreren, moet om meerdere redenen een eDienstwagenbeleid, een zogenaamde eCar Policy, opstellen.
Wat is een eCar Policy?
Een eCar Policy vormt het centrale regelwerk voor een elektrisch wagenpark en is bepalend voor de structuur en het gebruik van elektrische bedrijfswagens. Net als een traditionele car policy is het een interne bedrijfsrichtlijn voor de aanschaf en het gebruik van elektrische bedrijfsvoertuigen. Hierin worden de rechten en plichten vastgelegd, zowel voor het bedrijf als voor de bestuurders van bedrijfswagens. Denk hierbij aan kostenvergoedingen, aansprakelijkheid, laadopties en het gebruiksbereik. De regelingen kunnen algemeen gelden, waardoor het niet nodig is om met elke werknemer afzonderlijke overeenkomsten te sluiten, zoals bij een leasecontract voor een bedrijfswagen.
Belangrijke aspecten bij het opstellen van een eCar Policy
Aanschaf
Voordat de gebruiksregels worden vastgelegd, moet de aanschaf van elektrische bedrijfswagens worden bepaald. De eCar Policy kan criteria voor voertuigkeuze, uitrusting en mogelijke upgrades bevatten. Andere belangrijke overwegingen zijn het beoogde gebruiksgebied en de benodigde actieradius. Daarnaast speelt de parkeertijd een rol: kortere stilstandtijden vereisen mogelijk hogere laadsnelheden en toegang tot snelladers. Afhankelijk van de laadinfrastructuur en rijprofielen kunnen er verschillende gebruikersgroepen ontstaan. Deze groepen moeten duidelijk in de eCar Policy worden gedefinieerd, zodat de juiste voertuigen kunnen worden toegewezen. Zo is een volledig elektrisch voertuig ideaal voor stadsverkeer met veel stops, terwijl hybride voertuigen geschikter zijn voor medewerkers die lange afstanden rijden of veel onderweg zijn.
Aansprakelijkheid & juridische aspecten
Net als conventionele bedrijfswagens moeten elektrische voertuigen verzekerd worden tegen ongevallen. Vanwege hun aandrijving zijn er echter specifieke risico’s waarmee rekening moet worden gehouden in de risicobeoordeling. Hoewel EV-batterijen zeer veilig zijn, kunnen elektrische schokken of kortsluitingen optreden bij defecten of ongevallen. Bovendien kunnen ongevallen met EV’s worden veroorzaakt door hun stille werking of plotseling accelereren en afremmen in eco-modus. Bedrijven kunnen in dergelijke gevallen aansprakelijkheidsuitsluitingen voor bestuurders opnemen of aanvullende accuverzekeringen afsluiten. Een all-risk verzekering kan bovendien dekking bieden tegen specifieke schade, zoals fouten bij het opladen.
Laadopties
In vergelijking met conventionele bedrijfswagens die getankt moeten worden, hebben elektrische bedrijfsvoertuigen meer laadmogelijkheden: onderweg, op de werkplek of thuis. Indien werknemers publiek, thuis of op specifieke locaties mogen laden, moet dit in de eCar Policy worden vastgelegd.
Thuis laden
Het thuis opladen van elektrische bedrijfswagens biedt voordelen voor zowel werkgevers als werknemers. Indien een werkgever thuisladen toestaat, moet de eCar Policy specificeren wie verantwoordelijk is voor de aanschaf en financiering van het laadpunt. Mogelijke regelingen zijn een belastingvrije lening voor de duur van het dienstverband of een kostenvergoeding als belastbaar voordeel. Daarnaast moet het proces voor kostenverrekening duidelijk worden omschreven. Een transparant en nauwkeurig overzicht van het energieverbruik is essentieel voor een eenvoudige en eerlijke vergoeding. Slimme laadtoepassingen zoals het reev Dashboard registreren automatisch laadtransacties per gebruiker, waardoor handmatige meterstanden overbodig worden. Een automatisch gegenereerd maandelijks overzicht wordt naar de werkgever gestuurd voor vergoeding, wat de administratie vereenvoudigt.
Daarnaast is het belangrijk om toegangsbeperkingen op te stellen voor thuislaadpunten, zodat alleen de laadsessies van bevoegde gebruikers worden geregistreerd en vergoed. Indien ook andere gezinsleden, zoals partners, gebruik mogen maken van het laadpunt, moet dit in de eCar Policy worden opgenomen.
Wanneer een bedrijfswagen regelmatig thuis wordt opgeladen, moet worden vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het onderhoud van het thuislaadpunt.
Laden & verrekening op het bedrijfsterrein
Voor laadpalen op het bedrijfsterrein kunnen verschillende gebruikersgroepen, laadtarieven en tijdsbeperkingen – zoals voorrang tijdens werkuren en piekmomenten – onderdeel van de eCar Policy zijn. Er kunnen bijvoorbeeld speciale laadtarieven en tijdslots gelden voor werknemers (privévoertuigen), bezoekers of bewoners.
Voor hybride voertuigen zijn er extra verrekeningsopties: een motivatie voor medewerkers kan zijn dat de werkgever alle stroomkosten dekt, terwijl de werknemer zelf de brandstofkosten draagt.
Conclusie
Veel bedrijven zien de toekomst van hun wagenpark in eMobility. Om middelen efficiënt te gebruiken en een eerlijke regeling voor alle gebruikers te creëren, is het aan te raden een eCar Policy op te stellen die is afgestemd op de specifieke behoeften van het bedrijf.
Wilt u meer weten over efficiënte elektrificatie van uw wagenpark? Neem vandaag nog contact met ons op!