L’électromobilité dans les flottes d’entreprise : Quels sont les éléments clés d’une eCar Policy ?
Que ce soit pour contribuer à la protection du climat, améliorer son image ou adopter une approche innovante tournée vers l’avenir, plus de la moitié des gestionnaires de flotte prévoient actuellement d’acquérir des véhicules électriques ou hybrides, voire d’agrandir leur flotte électrique existante. Toutefois, pour intégrer efficacement l’électromobilité dans une flotte d’entreprise, il est essentiel d’établir une politique d’utilisation des véhicules électriques, appelée eCar Policy, pour plusieurs raisons.
Qu’est-ce qu’une eCar Policy ?
L’eCar Policy constitue le cadre réglementaire central d’une flotte électrique et joue un rôle clé dans l’organisation et l’utilisation des véhicules de fonction électriques. Tout comme une politique automobile classique, elle définit des règles internes sur l’acquisition et l’utilisation des véhicules de société, en l’occurrence électriques. Elle établit les droits et devoirs de l’entreprise et des conducteurs de véhicules de fonction, en spécifiant notamment la prise en charge des coûts, la responsabilité, les modalités de recharge et les conditions d’utilisation. Ces règles peuvent être appliquées de manière générale, évitant ainsi la nécessité de conclure des contrats individuels avec chaque salarié, comme c’est le cas pour une convention de mise à disposition de véhicule de fonction.
Points clés à considérer lors de l’élaboration d’une eCar Policy
Acquisition
Avant de définir les règles d’utilisation, il convient de préciser les modalités d’acquisition des véhicules électriques. L’eCar Policy peut inclure des critères de sélection des véhicules, leurs équipements et les éventuelles mises à niveau. D’autres éléments à prendre en compte concernent le champ d’application et l’autonomie requise. La durée d’immobilisation du véhicule est également un facteur déterminant : en cas de stationnement court, il peut être nécessaire de prévoir une puissance de recharge plus élevée et des bornes de recharge rapide. En fonction des infrastructures de recharge disponibles et des différents profils de conduite, des groupes d’utilisateurs spécifiques peuvent être définis. Une définition claire de ces groupes permet d’attribuer les véhicules en conséquence. Par exemple, un véhicule 100 % électrique convient particulièrement aux trajets urbains avec arrêts fréquents, tandis qu’un véhicule hybride peut être plus adapté aux employés en déplacement ou ayant un long trajet domicile-travail.
Responsabilité & aspects juridiques
Comme pour un véhicule thermique, un véhicule électrique de fonction nécessite une assurance obligatoire contre les accidents du travail. Toutefois, en raison des spécificités du mode de propulsion, certains aspects doivent être pris en compte dans l’évaluation des risques. Bien que les batteries des véhicules électriques soient très sûres, des chocs électriques ou courts-circuits peuvent survenir en cas de défaillance ou d’accident. De plus, la conduite silencieuse des véhicules électriques ainsi que leurs accélérations et freinages brusques en mode éco peuvent être à l’origine d’accidents. Pour anticiper ces risques, les entreprises peuvent inclure des clauses de non-responsabilité pour les conducteurs ou souscrire une assurance spécifique pour les batteries. Une couverture « tous risques » peut également être envisagée pour inclure des dommages spécifiques, tels que des erreurs lors de la recharge.
Solutions de recharge
Contrairement aux véhicules thermiques qui nécessitent un ravitaillement en carburant, les véhicules électriques offrent plusieurs options de recharge : sur la route, sur le site de l’entreprise ou à domicile. Si les employés sont autorisés à recharger leur véhicule sur des bornes publiques, à domicile ou uniquement à certains emplacements, ces modalités doivent être définies dans l’eCar Policy.
Recharge à domicile
Recharger un véhicule électrique de fonction à domicile présente des avantages tant pour l’entreprise que pour l’employé. Si un employeur autorise cette option, l’eCar Policy doit préciser qui est responsable de l’installation et du financement de la borne de recharge. Parmi les solutions envisageables, l’entreprise peut proposer un prêt non imposable pour la durée de l’emploi ou prendre en charge les coûts sous forme d’avantage en nature. Par ailleurs, le processus de remboursement doit être clairement défini, notamment pour la recharge à domicile. Une transparence totale sur la consommation d’énergie est essentielle pour assurer un remboursement simple et efficace. Des logiciels de recharge intelligents, comme le reev Dashboard, enregistrent automatiquement les sessions de recharge par utilisateur, évitant ainsi la lecture manuelle des compteurs. Une facture mensuelle est automatiquement générée et envoyée à l’employeur, qui peut ensuite procéder au remboursement avec les autres notes de frais des employés.
De plus, il est essentiel d’instaurer une restriction d’accès à la borne de recharge à domicile afin que seules les sessions de recharge des véhicules autorisés soient enregistrées et remboursées. Si d’autres membres du foyer, tels que des conjoints, sont également autorisés à utiliser la borne de recharge, cela doit être précisé dans l’eCar Policy.
En cas de recharge fréquente du véhicule de fonction à domicile, il est important de définir les responsabilités en matière d’entretien de la borne de recharge.
Recharge & remboursement sur le site de l’entreprise
Pour les bornes de recharge installées sur le site de l’entreprise, l’eCar Policy peut définir différents groupes d’utilisateurs, tarifs de recharge et restrictions horaires – par exemple, une priorité pendant les heures de travail et les périodes de forte affluence. Des tarifs et créneaux horaires spécifiques peuvent être appliqués pour la recharge des véhicules personnels des employés, des visiteurs ou des résidents.
Des options de remboursement spécifiques peuvent également être mises en place pour les véhicules hybrides : une incitation peut être d’offrir la prise en charge complète des coûts d’électricité par l’employeur, tandis que les employés assument les frais de carburant.
Conclusion
De nombreuses entreprises voient l’avenir de leur flotte dans l’électromobilité. Afin d’optimiser l’utilisation des ressources et d’assurer des règles équitables pour tous les utilisateurs, il est recommandé de mettre en place une eCar Policy adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise.
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