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eMobility in Firmenflotten: Worauf es bei einer eCar Policy ankommt

Ob als Beitrag zum Klimaschutz, zur Imageförderung oder als innovativer Schritt in Richtung Zukunft – über die Hälfte der Flottenbetreiber planen derzeit die Anschaffung von Elektro- oder Hybridfahrzeugen, oder sogar mit einem Ausbau der bereits bestehenden eFlotte. Wer jedoch eMobility effizient in seinen Fuhrpark integrieren möchte, sollte aus mehreren Gründen eine eDienstwagenordnung, eine sogenannte eCar Policy, aufstellen.

Die eCar Policy ist das zentrale Regelwerk für einen elektrischen Fuhrpark und maßgeblich für die Struktur und Nutzung elektrischer Dienstwagen. Sie entspricht, genau wie eine herkömmliche Car Policy, einer innerbetrieblichen Regelung zur Anschaffung und Nutzung der Firmenwägen – in diesem Falle der elektrischen. Festgelegt werden die Rechte und Pflichten, sowohl für Unternehmen als auch für deren DienstwagenfahrerInnen. Beispielsweise Kostenübernahmen, Haftungsrahmen, Laden oder Nutzungsumfang können bestimmt werden. Die Regelungen können allgemein gelten und müssten dann, nicht wie bei einem Dienstwagenüberlassungsvertrag, mit jedem einzelnen Angestellten geschlossen werden.

Einige Aspekte, die bei der Erstellung einer eCar Policy wichtig sind: 

Anschaffung

Vor den Nutzungsbestimmungen steht die Anschaffung der elektrischen Firmenwägen. Schon die Fahrzeugauswahl, deren Ausstattung sowie nachträgliche Erweiterungen können in der eCar Policy festgehalten werden. Weitere Überlegungen, die eine Rolle spielen, richten sich an das Einsatzgebiet oder die benötigte Reichweite. Eine besondere Bedeutung spielt zudem der Zeitraum, in dem ein Fahrzeug abgestellt wird: Bei kürzeren Standzeiten müssen eventuell höhere Ladeleistungen der eAutos und entsprechende Schnellladepunkte miteinkalkuliert werden. Je nach Ladeinfrastruktur der Firmenumgebung und unterschiedlichen Fahrtprofilen ergeben sich so möglicherweise auch verschiedene Nutzergruppen. Diese sollten in der eCar Policy klar definiert werden, um ihnen entsprechende Fahrzeuge zuteilen zu können. So lohnt sich ein ausschließliches eAuto mehr für innerstädtischen Stopand-Go-Verkehr, während sich Hybridwägen besser für MitarbeiterInnen mit Außendienst oder besonders langem Arbeitsweg eignen.

Haftung & Rechtliches 

Grundsätzlich handelt es sich bei einem Elektroauto, genau wie bei einem Verbrenner, um einen Dienstwagen, der eine gesetzliche Unfallversicherung benötigt. Durch die Unterschiede im Antrieb ergeben sich jedoch Besonderheiten, die in der Gefährdungsbeurteilung berücksichtigt und angepasst werden sollten. Trotz hoher Sicherheit der Batterien kann es unter fehler- oder unfallbedingten Umständen zu elektrischen Schlägen oder Kurzschlüssen kommen. Unfälle können speziell bei Elektroautos aufgrund der sehr leisen Fahrweise oder abrupten Bremsens bzw. Beschleunigens durch den Eco-Modus verursacht werden. Für solche Eventualitäten kann ein Haftungsausschluss der Firma gegenüber den FahrerInnen festgelegt oder eine zusätzliche Akku-Versicherung abgeschlossen werden. Für spezielle Schäden, wie beispielsweise Bedienfehler beim Laden, kann diese um eine sogenannte Allgefahrendeckung ergänzt werden.

Lademöglichkeiten

Im Vergleich zu Firmenwägen, die getankt werden müssen, gibt es für elektrische Flottenfahrzeuge mehr Optionen zum Laden: Grundsätzlich ist es möglich, das Firmenauto unterwegs, in der Arbeit oder zuhause zu laden. Falls die MitarbeiterInnen öffentliches Laden nutzen, daheim oder aber nur an bestimmten Orten laden dürfen, sollte dies in der eCar Policy definiert werden.

Dienstwagen zuhause laden 

Das Laden von elektrischen Dienstwagen zuhause bietet sicher sowohl für Unternehmen als auch für MitarbeiterInnen viele Vorteile. Möchte ein Arbeitgeber seinen DienstwagenfahrerInnen das Laden daheim ermöglichen, sollte die eDienstwagenordnung sicher auch die Zuständigkeit für die Anschaffung und Finanzierung der Ladestation regeln. Optionen zur Entlastung der MitarbeiterInnen sind eine steuerfreie Leihgabe für die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder aber eine Kostenübernahme als geldwerten Vorteil. Ebenso sollte, besonders für das Laden zuhause, der Abrechnungsvorgang definiert werden. Um die Abrechnung möglichst einfach und transparent umzusetzen, ist eine übersichtliche und genaue Verbrauchsübersicht unerlässlich. Intelligente Ladesoftware, wie das reev Dashboard, erfasst die Ladevorgänge pro NutzerIn automatisch, wodurch ein manuelles Ablesen der Zählerstände entfällt. Ein monatlich automatisch generierter Beleg wird an den Arbeitgeber zur Abrechnung übermittelt. Dieser kann die Stromkosten dann einfach, z.B. zusammen mit den monatlichen Auslagen, erstatten. Essenziell hierbei ist aber, dass eine Zugangsbeschränkung an der Heimladestation eingerichtet ist, so dass nur die Ladevorgänge der berechtigten DienstwagenfahrerInnen erfasst und zur Abrechnung übermittelt werden. Sollten auch andere NutzerInnen die Heimladestation nutzen dürfen, z.B. LebenspartnerInnen, sollte auch dieser Aspekt in der eCar Policy definiert werden. 

Wird der Dienstwagen regelmäßig zuhause geladen, kann festgelegt werden, wer in welchem Umfang für die rechtlich verpflichtende Wartung der heimischen Ladestation verantwortlich ist. Detaillierte Informationen zum Thema erhalten Sie außerdem auch in unserem etwa einstündigen On-Demand-Webinar „Dienstwagen zuhause laden“. Falls Sie eine persönliche Beratung zu Dienstwagen zuhause laden möchten, kontaktieren Sie gerne unser Sales Team.

Laden & Abrechnung am Unternehmensstandort

Für die Ladesäulen am Unternehmensstandort können unterschiedliche Nutzergruppen, Ladetarife und zeitliche Beschränkungen – etwa während der Arbeits- und Stoßzeiten – zum Bestandteil der eCar Policy werden. So zum Beispiel spezielle Ladetarife und -zeiten für Mitarbeiterladen (Ladevorgänge privater Elektrofahrzeuge), für Gäste oder AnwohnerInnen.   

Weitere Optionen zur Abrechnung gibt es beim Einsatz von Hybridwägen: So kann es ein Ansporn sein, sämtliche Stromkosten durch den Arbeitgeber zu decken, während die MitarbeiterInnen etwaige Tankkosten selbst tragen.

Viele Unternehmen sehen die Zukunft ihrer Flotte in der eMobility. Um Ressourcen effizient zu nutzen sowie eine faire Regelung für die NutzerInnen zu erreichen, ist es daher ratsam, entsprechende Richtlinien im Rahmen einer eCar Policy festzulegen. Diese sollten idealerweise sicher auf das individuelle Unternehmen abgestimmt sein.

 

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