Facturation des recharges des conducteurs de voitures de fonction à domicile

Pratique et conforme aux réglementations avec reev.

reev propose deux solutions pour recharger les voitures de fonction en toute simplicité et en toute conformité chez les employés :

Avec une borne de recharge équipée du logiciel reev

Avec le câble de recharge intelligent LinkOne

Il est également possible de combiner les deux solutions.

Recharge sur une borne avec reev Software

Comment ça fonctionne ?

  • Les recharges privées et professionnelles des utilisateurs sont séparées et enregistrées précisément en kWh (par ex. via des badges RFID des employés ou l’application reev).
  • Les recharges effectuées à domicile sont automatiquement transmises à l’employeur pour la facturation.
  • La facturation peut être entièrement automatisée ou intégrée dans le remboursement mensuel des frais avancés.

Conditions requises :

  • L’employé(e) possède une borne de recharge avec reev Software déjà intégré.
  • L’employé(e) possède une borne de recharge compatible sur laquelle reev Software peut être installé.

Recharge avec le câble de recharge intelligent LinkOne

En alternative à une borne de recharge compatible avec reev Software, reev propose aux employés de recharger leur véhicule avec le câble de recharge intelligent LinkOne. Les deux solutions peuvent également être combinées.

Cas d’usage de LinkOne :

Un(e) employé(e) ne possède pas de borne de recharge intelligente à domicile et ne peut/ne souhaite pas en installer une.

Recharger à domicile et économiser des coûts

Économisez plus de 820 € par an – avec une seule voiture de fonction ! Grâce aux tarifs d’électricité à domicile nettement plus bas, vous payez beaucoup moins pour recharger vos voitures de fonction (par rapport à la recharge aux bornes publiques). Avec seulement 12 voitures de fonction, vous pouvez ainsi économiser des milliers d’euros par an !*

*Hypothèses pour le calcul : VW ID3 avec une capacité brute de 48 kWh. Coût de la recharge publique : 0,59 euro/kWh, coût de la recharge à domicile : 0,44 euro/kWh. Le véhicule est chargé à 80 % à chaque fois (80 % * 48 kWh = 38,4 kWh), 12 sessions de recharge par mois.

Vous souhaitez proposer nos solutions de recharge à domicile pour les voitures de fonction dans votre entreprise ?

N’hésitez pas à nous contacter. Veuillez nous contacter pour recevoir de plus amples informations ou pour  tout autre renseignement.

FAQ

Cadre général

Pour les entreprises

Pour les conducteurs de véhicules de fonction

Recharger la voiture de fonction à domicile

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    Où et comment les conducteurs de voitures de fonction peuvent-ils s'inscrire pour la recharge à domicile ?

    Avant toute inscription, la recharge à domicile doit être validée avec l’employeur afin d’assurer le remboursement des coûts.

    Les conducteurs de voitures de fonction s’inscrivent via un formulaire en ligne, en fournissant les informations suivantes :
    Adresse
    Coordonnées
    Tarif de l’électricité (ainsi qu’un justificatif, par ex. une facture d’électricité ou un contrat).

    Une fois soumis, les informations sont vérifiées par l’équipe support de reev.

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    À quel tarif électrique les conducteurs de voitures de fonction rechargent-ils à domicile ?

    Au tarif local en vigueur à leur domicile. Lors de l’inscription, le conducteur renseigne son tarif d’électricité domestique et télécharge un justificatif (facture d’électricité, contrat, etc.), qui est ensuite vérifié pour en garantir l’authenticité.

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    Comment les employés s'authentifient-ils sur leur borne de recharge à domicile ?

    L’authentification se fait directement sur la borne de recharge, par exemple à l’aide d’un badge RFID professionnel, de l’application reev ou d’une carte RFID distincte.

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    Les employeurs et les conducteurs utilisent-ils les mêmes systèmes ?

    Non. L’entreprise continue d’utiliser le reev Dashboard pour gérer la solution de recharge sur son site. Les employés, quant à eux, ont accès à l’application reev, qui leur permet notamment de démarrer et d’arrêter des sessions de recharge à distance et de consulter l’historique de leurs recharges.

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    Qui prend en charge les coûts de la borne de recharge pour les voitures de fonction, y compris la borne et la licence ?

    En principe, le financement de la recharge des voitures de fonction à domicile doit être défini individuellement entre les conducteurs de véhicules de fonction et l’employeur. La prise en charge des coûts peut également être définie de manière générale dans une politique eCar de l’entreprise.

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    Quelles sont les exigences techniques qu'une borne de recharge doit remplir pour garantir une facturation conforme aux réglementations ?

    Pour assurer une facturation conforme aux réglementations, le matériel utilisé doit être équipé d’un compteur MID et être compatible avec un logiciel. Il n’est pas nécessaire que la borne de recharge soit obligatoirement conforme à la réglementation métrologique.

    reev Software est compatible avec tous les principaux fabricants et modèles de matériel. Vous trouverez une liste détaillée ici.

    Un réseau stable doit être disponible sur le site d’installation, car la borne de recharge communique via une carte SIM. Nous vous recommandons de faire appel à un électricien spécialisé en eMobilité pour réaliser l’installation.

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    reev Software peut-elle être intégrée à des bornes de recharge déjà installées ?

    Si la borne de recharge répond aux exigences techniques, reev Software peut également être intégrée ultérieurement à une borne domestique existante. Pour cela, commandez un reev Connect Set (composé d’un kit d’installation et d’une ou plusieurs licences) afin d’activer reev Software.

Recharger une voiture de fonction à domicile - pour les entreprises

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    A quoi les employeurs doivent-ils faire attention sur le plan fiscal et juridique?

    D’un point de vue fiscal et juridique, il n’y a pas de règles extraordinaires à respecter pour les entreprises et les conducteurs de voitures de fonction. Le remboursement des frais de chargement est un remboursement normal des dépenses, exonéré d’impôt. Les frais d’électricité, tout comme les frais de déplacement ou d’autres dépenses des collaborateurs, sont remboursés a posteriori par l’employeur via un justificatif spécifiquement généré (sur les frais d’électricité enregistrés sur la base de la consommation exacte).

    Le remboursement exonéré d’impôt est effectué directement entre l’employeur et l’employé(e). Aucune facture ou note de crédit n’est établie entre le fournisseur et l’employé et/ou le fournisseur et l’employeur pour le remboursement des frais de chargement. De ce fait, l’employé(e) ne devient pas un(e) fournisseur(trice) de prestations (p. ex. vendeur(se) d’électricité). Les frais d’électricité pour les recharges de service enregistrées en toute sécurité juridique peuvent donc être remboursés en franchise d’impôt.

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    Quelles sont les pièces justificatives adressées à l’employeur chaque mois et combien y en a-t-il?

    La personne de contact indiquée dans l’entreprise reçoit chaque mois différents documents par e-mail dans un dossier ZIP :

    • un justificatif récapitulatif des coûts totaux du mois : tous les processus de chargement de tous les conducteurs de voitures de service en un coup d’œil.
    • un document séparé par conducteur/conductrice de voiture de service : les opérations et les coûts par conducteur/conductrice. Les documents individuels peuvent ensuite être utilisés pour le décompte individuel interne.

    Info supplémentaire : les conducteurs de voitures de service reçoivent également un justificatif mensuel par e-mail – uniquement pour leurs propres opérations de chargement (duplicata du justificatif pour l’entreprise).

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    Le remboursement en interne des coûts de recharge par l’employeur aux salariés est-il exonéré d’impôt?

    Oui, la solution « Chargement de la voiture de fonction à domicile » de reev est un remboursement de frais professionnels exonéré d’impôt, basé sur un justificatif de consommation précis. Le remboursement exonéré d’impôt est effectué directement entre l’employeur et l’employé. Aucune facture ou note de crédit n’est établie entre le fournisseur et l’employé et/ou le fournisseur et l’employeur pour le remboursement des frais de chargement. Ainsi, l’employé(e) ne devient pas un(e) prestataire de services (par exemple un(e) vendeur(se) d’électricité). Les frais d’électricité pour les processus de rechargement enregistrés de manière légale dans le cadre du service peuvent donc être remboursés en franchise d’impôt.

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    Sur quelle période le décompte porte-t-il et à quel niveau le justificatif est-il émis?

    L’employeur reçoit chaque mois un justificatif numérique de toutes les opérations de recharge à domicile effectuées par les conducteurs de voitures de service autorisés dans le cadre de leur travail. Le justificatif sert de base pour le remboursement des frais exonérés d’impôts par le biais du versement du salaire. Le décompte est effectué (de manière automatisée) par l’employeur directement à l’employé.

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    À quoi faut-il veiller concernant la Wallbox en cas de résiliation du contrat de travail entre le conducteur de voiture de fonction et l’employeur?

    Cette procédure dépend du fait que la Wallbox soit a) la propriété de l’entreprise ou b) celle de l’employé(e). En principe, il est recommandé d’adopter une réglementation propre à l’entreprise, qui peut éventuellement être définie dans une eCar Policy.

    Dans le premier cas a), il peut par exemple y avoir un remboursement du travailleur.

    Dans le deuxième cas b), la Wallbox resterait en possession de l’employé(e) même après la fin du contrat de travail. Dans les deux cas, l’accès du collaborateur qui a quitté l’entreprise est cependant désactivé par reev. La station de recharge peut continuer à fonctionner, mais plus aucun justificatif n’est créé pour les recharges effectuées dans le cadre du travail.

Recharger une voiture de fonction à domicile - POUR LES CONDUCTEURS

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    Quelle borne de recharge est recommandée pour la recharge à domicile?

    Nous recommandons ABL reev ready avec la version de licence reev Compact : vous obtenez ainsi une solution globale adaptée, composée d’un matériel ABL de haute qualité et d’un logiciel reev intelligent. Grâce au logiciel préconfiguré, la mise en service et l’installation sont particulièrement simples. Pour en savoir plus sur ABL reev ready, cliquez ici.

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    reev Software peut-elle être intégrée à des bornes de recharge déjà installées ?

    Oui, avec le reev Connect Set, le logiciel peut également être intégré ultérieurement à une borne de recharge domestique déjà installée.

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    D’autres utilisateurs peuvent-il utiliser la borne de recharge du domicile?

    En principe, une restriction d’accès aux bornes de recharge doit être mise en place à domicile afin de garantir un enregistrement individuel de la consommation et une facturation juridiquement sûre. Une restriction d’accès devrait donc être mise en place même si la Wallbox n’est pas accessible au public (à d’autres personnes). Une autorisation est possible, entre autres, via une carte de collaborateur compatible RFID, un reev Key Fob ou l’application reev pour les chauffeurs.

    En cas d’utilisation commune de la borne de recharge domestique, d’autres utilisateurs peuvent également être autorisés à se recharger à cette borne, par exemple les partenaires, les voisins ou les invités des conducteurs de voitures de service enregistrés. Cela devrait être défini individuellement entre l’employeur et l’employé, par exemple dans une eCar Policy. Dans ce cas, il est recommandé de mettre en place un système d’authentification au sein de l’entreprise : par exemple, l’application reev ou la carte RFID permettent d’identifier les conducteurs de voitures de service et de les différencier des autres utilisateurs. Ainsi, l’utilisation commune est possible tout en enregistrant séparément et avec précision la consommation des processus de chargement. Seuls les frais de chargement générés par les conducteurs de voitures de service authentifiés et pour les processus de chargement professionnels sont facturés à l’employeur.

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    Comment les collaborateurs s’authentifient-ils au niveau de la borne de recharge?

    L’authentification se fait directement à la borne de recharge. Elle peut être effectuée par exemple via un badge d’employé compatible RFID, un reev Key Fob ou une application reev.

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    Faut-il équiper la borne de recharge à domicile d’un accès restreint?

    Oui, une restriction d’accès doit être mise en place sur les bornes de recharge à domicile afin de garantir un enregistrement individuel de la consommation et une facturation juridiquement sûre des recharges effectuées dans le cadre du service. Une restriction d’accès doit également être mise en place si la Wallbox est installée dans un garage fermé et qu’aucun autre utilisateur (p. ex. membres de la famille, voisins, partenaires) ne peut se charger à la borne de recharge.

    Dans un formulaire d’enregistrement en ligne, le conducteur/la conductrice de la voiture de service doit indiquer si d’autres utilisateurs ont accès à la station.

    La limitation d’accès à la Wallbox à domicile peut être réglée par l’équipe de service reev.

    En cas d’utilisation commune de la borne de recharge domestique, d’autres utilisateurs peuvent également être autorisés à se recharger à cette borne, par exemple les partenaires, les voisins ou les invités des conducteurs de voitures de service enregistrés. Cela devrait être défini individuellement entre l’employeur et l’employé, par exemple dans une eCar Policy.

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    De quelles fonctions l’appli reev est-elle dotée?

    L’application reev permet aux conducteurs de consulter et d’éditer les informations de facturation, de voir le déroulement de la charge et de contrôler les processus de charge par démarrage et arrêt à distance, entre autres. De plus, l’application reev peut être utilisée comme moyen d’authentification aux stations de recharge. Vous trouverez ici d’autres fonctions et plus d’informations sur l’application reev.

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    À quoi les conducteurs de voitures de fonction doivent-ils veiller sur le plan fiscal et juridique?

    D’un point de vue fiscal et juridique, aucune règle extraordinaire ne s’applique aux conducteurs de voitures de service. Le remboursement des frais de charge de service est un remboursement normal des dépenses. Les frais d’électricité pour la voiture de service sont remboursés a posteriori par l’employeur en franchise d’impôt via un justificatif spécifiquement généré. En revanche, le remboursement éventuel des frais d’électricité des véhicules électriques ou hybrides électriques privés est soumis à l’impôt.

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    Quels justificatifs reçoit le conducteur ou la conductrice de la voiture de fonction mensuellement?

    Les conducteurs de voitures de service reçoivent chaque mois un justificatif par e-mail de leurs propres opérations et coûts de charge à la borne de recharge à domicile. Un double numérique est envoyé à l’employeur.

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    Sur quelle base contractuelle repose la relation entre reev et la conductrice ou le conducteur de la voiture de fonction?

    Si le chargement de la voiture de fonction reev à domicile est géré par l’employeur et que celui-ci prend en charge les coûts de la licence du logiciel reev, un contrat est conclu entre reev et l’employeur. Dans ce cas, il n’y a donc pas de contrat entre le conducteur de la voiture de service et reev. Les conducteurs de voitures de service doivent alors accepter uniquement les conditions d’utilisation.