Stand: Juli 2026
Dieses Data Processing Agreement (nachfolgend „DPA”) gilt zwischen der reev GmbH, Sandstraße 3, 80335 München (nachfolgend „Auftragnehmer”) und dem jeweiligen Kunden, der die Leistungen des Auftragnehmers in Anspruch nimmt und den diesem DPA zugrundeliegenden Hauptvertrag abgeschlossen hat (nachfolgend „Auftraggeber”). Das DPA wird durch den Abschluss des Hauptvertrages bzw. die Zustimmung zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers einbezogen und ist Bestandteil des Vertragsverhältnisses zwischen den Parteien.
1.1 Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers i.S.d. Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.
1.2 Sofern in diesem Vertrag der Begriff „Datenverarbeitung“ oder „Verarbeitung“ (von Daten) benutzt wird, wird die Definition der „Verarbeitung“ i.S.d. Art. 4 Nr. 2 DSGVO zugrunde gelegt.
Der Gegenstand der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen sind in Anlage 1 zu diesem Vertrag festgelegt.
3.1 Der Auftraggeber ist Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Daten im Auftrag durch den Auftragnehmer. Dem Auftragnehmer steht nach Ziff. 3 Abs. 5 das Recht zu, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, wenn eine seiner Meinung nach rechtlich unzulässige Datenverarbeitung Gegenstand des Auftrags und/oder einer Weisung ist.
3.2 Der Auftraggeber ist als Verantwortlicher für die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn Betroffene ihre Betroffenenrechte im Zusammenhang mit dieser Verarbeitung von Daten im Auftrag gegenüber dem Auftragnehmer geltend machen.
3.3 Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gegenüber dem Auftragnehmer zu erteilen. Weisungen müssen in Textform (z.B. E-Mail) erfolgen.
3.4 Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.
3.5 Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer feststellt.
3.6 Für den Fall, dass eine Informationspflicht gegenüber Dritten nach Art. 33, 34 DSGVO oder einer sonstigen, für den Auftraggeber geltenden gesetzlichen Meldepflicht besteht, ist der Auftraggeber für deren Einhaltung verantwortlich.
4.1 Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und/oder unter Einhaltung der ggf. vom Auftraggeber erteilten ergänzenden Weisungen. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Regelungen, die den Auftragnehmer ggf. zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichten. In einem solchen Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung richten sich ansonsten ausschließlich nach diesem Vertrag und/oder den Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung von Daten ist dem Auftragnehmer untersagt, es sei denn, dass der Auftraggeber dieser schriftlich zugestimmt hat.
4.2 Der Auftragnehmer wird die Datenverarbeitung im Auftrag grundsätzlich in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) durchführen. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44-48 DSGVO erfüllt sind bzw. eine Ausnahme i.S.d. Art. 49 DSGVO vorliegt.
4.3 Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung nach seiner Auffassung gegen gesetzliche Regelungen verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Sofern der Auftragnehmer darlegen kann, dass eine Verarbeitung nach Weisung des Auftraggebers zu einer Haftung des Auftragnehmers nach Art. 82 DSGVO führen kann, steht dem Auftragnehmer das Recht frei, die weitere Verarbeitung insoweit bis zu einer Klärung der Haftung zwischen den Parteien auszusetzen.
5.1 Der Auftragnehmer bestätigt, dass er einen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO benannt hat. Der Auftragnehmer trägt Sorge dafür, dass der Datenschutzbeauftragte über die erforderliche Qualifikation und das erforderliche Fachwissen verfügt.
5.2 Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach Absatz 1 kann im Ermessen des Auftraggebers entfallen, wenn der Auftragnehmer nachweisen kann, dass er gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen und der Auftragnehmer nachweisen kann, dass betriebliche Regelungen bestehen, die eine Verarbeitung personenbezogener Daten unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, der Regelungen dieses Vertrages sowie etwaiger weiterer Weisungen des Auftraggebers gewährleisten.
6.1 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen des Auftraggebers, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch ihn oder andere mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist, unverzüglich mitzuteilen. Gleiches gilt für jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet.
6.2 Ferner wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine Aufsichtsbehörde nach Art. 58 DSGVO gegenüber dem Auftragnehmer tätig wird und dies auch eine Kontrolle der Verarbeitung, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers erbringt, betreffen kann.
6.3 Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass für den Auftraggeber eine Meldepflicht im Falle von Datenschutzverletzungen nach Art. 33, 34 DSGVO bestehen kann, die eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden vorsieht. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber bei der Umsetzung der Meldepflichten unterstützen. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber insbesondere jeden unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden, unverzüglich, spätestens aber binnen 72 Stunden ab Kenntnis des Zugriffs mitteilen. Die Meldung des Auftragnehmers an den Auftraggeber muss insbesondere folgende Informationen beinhalten:
7.1 Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nach Art. 12-23 DSGVO. Es gelten die Regelungen von Ziff. 12 dieses Vertrages.
7.2 Der Auftragnehmer unterstützt bei der Erstellung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten durch den Auftraggeber. Er hat dem Auftraggeber die insoweit jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.
7.3 Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in Art. 32-36 DSGVO genannten Pflichten.
7.4 Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind und über die gesetzlichen Pflichten des Auftragnehmers hinausgehen, kann der Auftragnehmer eine angemessene Vergütung auf Basis eines marktüblichen Angebotes (vgl. Ziffer 14) beanspruchen.
8.1 Der Auftragnehmer darf seinen Beschäftigten, die mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten für den Auftraggeber beauftragt sind, die Verarbeitung von personenbezogenen Daten an mobilen Arbeitsplätzen außerhalb der Geschäftsräume des Auftragnehmers erlauben.
8.2 Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die Einhaltung der vertraglich vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen auch bei der Nutzung von mobilen Arbeitsplätzen der Beschäftigten des Auftragnehmers gewährleistet ist. Abweichungen von einzelnen vertraglich vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen sind vorab mit dem Auftraggeber abzustimmen und von diesem in Textform zu genehmigen.
8.3 Der Auftragnehmer trägt insbesondere Sorge dafür, dass bei einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten an mobilen Arbeitsplätzen die Speicherorte so konfiguriert werden, dass eine lokale Speicherung von Daten auf IT-Systemen ausgeschlossen ist. Sollte dies nicht möglich sein, hat der Auftragnehmer Sorge dafür zu tragen, dass die lokale Speicherung ausschließlich verschlüsselt erfolgt und andere am Ort des jeweiligen mobilen Arbeitsplatzes befindliche Personen keinen Zugriff auf diese Daten erhalten.
9.1 Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und/oder die Einhaltung der zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Regelungen und/oder die Einhaltung der Weisungen des Auftraggebers durch den Auftragnehmer jederzeit im erforderlichen Umfang zu kontrollieren.
9.2 Der Auftragnehmer ist dem Auftraggeber gegenüber zur Auskunftserteilung verpflichtet, soweit dies zur Durchführung der Kontrolle i.S.d. Absatzes 1 erforderlich ist.
9.3 Der Auftraggeber kann nach vorheriger Anmeldung mit angemessener Frist die Kontrolle im Sinne des Absatzes 1 in der Betriebsstätte des Auftragnehmers zu den jeweils üblichen Geschäftszeiten vornehmen. Der Auftraggeber wird dabei Sorge dafür tragen, dass die Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchgeführt werden, um die Betriebsabläufe des Auftragnehmers durch die Kontrollen nicht unverhältnismäßig zu stören. Die Parteien gehen davon aus, dass eine Kontrolle höchstens einmal jährlich erforderlich ist. Weitere Prüfungen sind vom Auftraggeber unter Angabe des Anlasses zu begründen. Im Falle von Vor-Ort-Kontrollen wird der Auftraggeber dem Auftragnehmer die entstehenden Aufwände inkl. der Personalkosten für die Betreuung und Begleitung der Kontrollpersonen vor Ort in angemessenen Umfang ersetzen. Die Grundlagen der Kostenberechnung werden dem Auftraggeber vom Auftragnehmer vor Durchführung der Kontrolle mitgeteilt.
9.4 Nach Wahl des Auftragnehmers kann der Nachweis der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen anstatt einer Vor-Ort-Kontrolle auch durch die Vorlage eines geeigneten, aktuellen Testats, von Berichten oder Berichtsauszügen unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren oder Qualitätsauditoren) oder einer geeigneten Zertifizierung erbracht werden, wenn der Prüfungsbericht es dem Auftraggeber in angemessener Weise ermöglicht, sich von der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Anlage 3 zu diesem Vertrag zu überzeugen. Sollte der Auftraggeber begründete Zweifel an der Eignung des Prüfdokuments i.S.d. Satzes 1 haben, kann eine Vor-Ort-Kontrolle durch den Auftraggeber erfolgen. Dem Auftraggeber ist bekannt, dass eine Vor-Ort-Kontrolle in Rechenzentren nicht oder nur in begründeten Ausnahmefällen möglich ist. Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind und über die gesetzlichen Pflichten des Auftragnehmers hinausgehen, kann der Auftragnehmer eine angemessene Vergütung auf Basis eines marktüblichen Angebotes (vgl. Ziffer 14) beanspruchen.
9.5 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Falle von Maßnahmen der Aufsichtsbehörde gegenüber dem Auftraggeber i.S.d. Art. 58 DSGVO, insbesondere im Hinblick auf Auskunfts- und Kontrollpflichten die erforderlichen Auskünfte an den Auftraggeber zu erteilen und der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde eine Vor-Ort-Kontrolle zu ermöglichen. Der Auftraggeber ist über entsprechende geplante Maßnahmen vom Auftragnehmer zu informieren.
9.6 Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Kontrollmaßnahmen bei einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten an mobilen Arbeitsplätzen zur Wahrung der Persönlichkeitsrechte von weiteren Personen an diesen mobilen Arbeitsplätzen primär durch eine Kontrolle der Sicherstellung der vom Auftragnehmer nach Ziff. 9 Abs. 2 und 3 zu treffenden Maßnahmen erfolgt. Anlassbezogen ist dem Auftraggeber auch eine Kontrolle des mobilen Arbeitsplatzes von Beschäftigten durch den Auftragnehmer zu ermöglichen.
10.1 Der Auftragnehmer ist berechtigt, die in der Anlage 2 zu diesem Vertrag angegebenen Unterauftragnehmer für die Verarbeitung von Daten im Auftrag einzusetzen. Der Wechsel von Unterauftragnehmern oder die Beauftragung weiterer Unterauftragnehmer ist unter den in Absatz 2 genannten Voraussetzungen zulässig.
10.2 Der Auftragnehmer hat den Unterauftragnehmer sorgfältig auszuwählen und vor der Beauftragung zu prüfen, dass dieser die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer getroffenen Vereinbarungen einhalten kann. Der Auftragnehmer hat insbesondere vorab und regelmäßig während der Vertragsdauer zu kontrollieren, dass der Unterauftragnehmer die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber im Falle eines geplanten Wechsels eines Unterauftragnehmers oder bei geplanter Beauftragung eines neuen Unterauftragnehmers rechtzeitig, spätestens aber 4 Wochen vor dem Wechsel bzw. der Neubeauftragung in Textform informieren („Information“). Der Auftraggeber hat das Recht, dem Wechsel oder der Neubeauftragung des Unterauftragnehmers unter Angabe einer Begründung in Textform binnen 2 Wochen nach Zugang der „Information“ zu widersprechen. Der Widerspruch kann vom Auftraggeber jederzeit in Textform zurückgenommen werden. Im Falle eines Widerspruchs kann der Auftragnehmer das Vertragsverhältnis mit dem Auftraggeber mit einer Frist von mindestens 14 Tagen zum Ende eines Kalendermonats kündigen. Der Auftragnehmer wird bei der Kündigungsfrist die Interessen des Auftraggebers angemessen berücksichtigen. Wenn kein Widerspruch des Auftraggebers binnen drei Wochen nach Zugang der „Information“ erfolgt, gilt dies als Zustimmung des Auftraggebers zum Wechsel bzw. zur Neubeauftragung des betreffenden Unterauftragnehmers.
10.3 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sich vom Unterauftragnehmer bestätigen zu lassen, dass dieser einen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO benannt hat, sofern der Unterauftragnehmer zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten gesetzlich verpflichtet ist.
10.4 Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Regelungen und ggf. ergänzende Weisungen des Auftraggebers auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten.
10.5 Der Auftragnehmer hat mit dem Unterauftragnehmer einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen, der den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO entspricht. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer dem Unterauftragnehmer dieselben Pflichten zum Schutz personenbezogener Daten aufzuerlegen, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer festgelegt sind. Dem Auftraggeber ist der Auftragsverarbeitungsvertrag auf Anfrage in Kopie zu übermitteln.
10.6 Der Auftragnehmer ist insbesondere verpflichtet, durch vertragliche Regelungen sicherzustellen, dass die Kontrollbefugnisse (Ziff. 9 dieses Vertrages) des Auftraggebers und von Aufsichtsbehörden auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten und entsprechende Kontrollrechte von Auftraggeber und Aufsichtsbehörden vereinbart werden. Es ist zudem vertraglich zu regeln, dass der Unterauftragnehmer diese Kontrollmaßnahmen und etwaige Vor-Ort-Kontrollen zu dulden hat.
10.7 Nicht als Unterauftragsverhältnisse i.S.d. Absätze 1 bis 6 sind Dienstleistungen anzusehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als reine Nebenleistung in Anspruch nimmt, um die geschäftliche Tätigkeit auszuüben. Dazu gehören beispielsweise Reinigungsleistungen, reine Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt, Post- und Kurierdienste, Transportleistungen, Bewachungsdienste. Der Auftragnehmer ist gleichwohl verpflichtet, auch bei Nebenleistungen, die von Dritten erbracht werden, Sorge dafür zu tragen, dass angemessene Vorkehrungen und technische und organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Die Wartung und Pflege von IT-System oder Applikationen stellt ein zustimmungspflichtiges Unterauftragsverhältnis und Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 DSGVO dar, wenn die Wartung und Prüfung solche IT-Systeme betrifft, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Auftraggeber genutzt werden und bei der Wartung auf personenbezogenen Daten zugegriffen werden kann, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden.
11.1 Der Auftragnehmer ist bei der Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber zur Wahrung der Vertraulichkeit über Daten, die er im Zusammenhang mit dem Auftrag erhält bzw. zur Kenntnis erlangt, verpflichtet.
11.2 Der Auftragnehmer hat seine Beschäftigten mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes vertraut gemacht und zur Vertraulichkeit verpflichtet.
11.3 Die Verpflichtung der Beschäftigten nach Absatz 2 sind dem Auftraggeber auf Anfrage nachzuweisen.
12.1 Der Auftraggeber ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber bei seiner Pflicht, Anträge von Betroffenen nach Art. 12-23 DSGVO zu bearbeiten, zu unterstützten. Der Auftragnehmer hat dabei insbesondere Sorge dafür zu tragen, dass die insoweit erforderlichen Informationen unverzüglich an den Auftraggeber erteilt werden, damit dieser insbesondere seinen Pflichten aus Art. 12 Abs. 3 DSGVO nachkommen kann.
12.2 Soweit eine Mitwirkung des Auftragnehmers für die Wahrung von Betroffenenrechten – insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung – durch den Auftraggeber erforderlich ist, wird der Auftragnehmer die jeweils erforderlichen Maßnahmen nach Weisung des Auftraggebers treffen. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nachzukommen.
12.3 Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind und über die gesetzlichen Pflichten des Auftragnehmers hinausgehen, kann der Auftragnehmer eine angemessene Vergütung auf Basis eines marktüblichen Angebotes (vgl. Ziffer 14) beanspruchen.
Die vom Auftragnehmer nach den vorangegangenen Klauseln möglicherweise zu verlangenden Vergütungsansprüche müssen angemessen sein. Als angemessen gilt die Abrechnung des entstandenen Aufwands nach den vom Auftragnehmer verlangten marktüblich Stundensätzen auf Basis eines vor Entstehung der Aufwände zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgestimmten Angebotes.
14.1 Der Auftragnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind. Dies beinhaltet insbesondere die Vorgaben aus Art. 32 DSGVO.
14.2 Der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bestehende Stand der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist als Anlage 3 zu diesem Vertrag beigefügt. Die Parteien sind sich darüber einig, dass zur Anpassung an technische und rechtliche Gegebenheiten Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich werden können. Wesentliche Änderungen, die die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen können, wird der Auftragnehmer im Voraus mit dem Auftraggeber abstimmen. Maßnahmen, die lediglich geringfügige technische oder organisatorische Änderungen mit sich bringen und die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht negativ beeinträchtigen, können vom Auftragnehmer ohne Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt werden. Der Auftraggeber kann jederzeit eine aktuelle Fassung der vom Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen anfordern.
15.1 Dieses DPA wird mit Abschluss des Hauptvertrages bzw. mit Zustimmung des Auftraggebers zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers in elektronischer Form (Art. 28 Abs. 9 DSGVO) wirksam und läuft für die Dauer des zwischen den Parteien bestehenden Hauptvertrages
15.2 Der Auftraggeber kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen die anzuwendenden Datenschutzvorschriften oder gegen Pflichten aus diesem Vertrag vorliegt, der Auftragnehmer eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer den Zutritt des Auftraggebers oder der zuständigen Aufsichtsbehörde vertragswidrig verweigert.
16.1 Nach Beendigung des Vertrages hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, nach Wahl des Auftraggebers an diesen zurückzugeben oder zu löschen. Die Löschung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren.
16.2 Der Auftragnehmer darf personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit dem Auftrag verarbeitet worden sind, über die Beendigung des Vertrages hinaus speichern, wenn und soweit den Auftragnehmer eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung trifft. In diesen Fällen dürfen die Daten nur für Zwecke der Umsetzung der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verarbeitet werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht sind die Daten unverzüglich zu löschen.
17.1 Sollte das Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer wird die Gläubiger über die Tatsache, dass es sich um Daten handelt, die im Auftrag verarbeitet werden, unverzüglich informieren.
17.2 Für Nebenabreden, Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages gilt Textform (§ 126b BGB); dies gilt auch für eine Änderung dieser Textformklausel.
17.3 Sollten einzelne Teile dieses Vertrages unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Regelungen des Vertrages nicht.
Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus dem Hauptvertrag (Angebot nebst Anlage zum Leistungsverzeichnis und Bestellbestätigung des Auftragnehmers).
Dauer: Laufzeit des Hauptvertrages zzgl. gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
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Art der Daten |
Zweck der Verarbeitung |
Kategorien betroffener Personen |
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Name (Vorname, Nachname) E-Mail-Adresse Telefonnummer (geschäftlich) – optional |
Anlage Benutzerkonto und Identifikation bei Passwortübermittlung |
Mitarbeitende mit Zugriff auf die Verwaltungsoberfläche |
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E-Mail-Adresse, RFID-Tag-Nummer, Ladekartennummer (falls zutreffend) und Kartenname |
Anlage Benutzerkonto und Identifikation bei Passwortübermittlung |
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Nachname, Vorname Adresse (Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt) |
Abrechnung der durchgeführten Ladevorgänge |
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Scan der Fahrzeugzulassungsbescheinigung Kontodaten:
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Abwicklung und Abrechnung des Treibhausgasminderungsquotenhandels |
Mitarbeitende als Fahrer von EV |
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Daten zu Firmenfahrzeugen:
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Autorisieren und Zuordnen von Ladevorgängen |
Fahrzeughalter der Firmenfahrzeuge des Auftraggebers |
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Scan der Fahrzeugzulassungsbescheinigung |
Abwicklung des Treibhausgasminderungsquotenhandels |
Fahrzeughalter der Firmenfahrzeuge des Auftraggebers |
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Daten zu Ladevorgängen:
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Autorisieren, Zuordnen und Abrechnen von Ladevorgängen |
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Statistische Daten zum Nutzungsverhalten (pseudonymisiert):
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Verbesserung des Produkts |
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Der Auftragnehmer nimmt für die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Auftraggebers Leistungen von Dritten in Anspruch, die in seinem Auftrag Daten verarbeiten („Unterauftragnehmer“).
Dabei handelt es sich um nachfolgende(s) Unternehmen:
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Subunternehmer |
Gegenstand der Beauftragung |
Ort der Verarbeitung |
Datenübermittlung in Drittstaaten (Rechtsgrundlage) |
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Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L1855 Luxembourg |
Cloud Infrastruktur und CDN |
Deutschland / EU |
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Intercom R&D Unlimited Company |
Support und Live-Chat |
Irland / EU |
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PostHog Inc., 2261 Market St., #4008, San Francisco, CA 94114, USA (Server in Frankfurt, Deutschland) |
Produkt- und Nutzungsanalyse zur Produktverbesserung |
Deutschland / EU |
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Gemäß Art. 32 DSGVO implementiert die reev GmbH („reev“) geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dabei berücksichtigt reev den Stand der Technik, die Implementierungskosten sowie Art, Umfang, Umstände und Zwecke der Verarbeitung ebenso wie die Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen.
Diese Maßnahmen dienen dem Schutz personenbezogener Daten vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung sowie vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung, Veränderung, Offenlegung oder unbefugtem Zugriff. Die nachfolgend beschriebenen Maßnahmen gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch reev im Zusammenhang mit den Produkten, Dienstleistungen, internen Abläufen und der unterstützenden Cloud-Infrastruktur von reev, sofern in einer kundenspezifischen Vereinbarung nichts Abweichendes geregelt ist.
reev unterhält ein nach ISO/IEC 27001 zertifiziertes Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS). Die Implementierung, Überwachung und Nachweisführung von Sicherheitskontrollen kann durch geeignete Compliance-Tools, einschließlich Vanta, unterstützt werden.
Der Zugriff auf Informationen, Systeme, Anwendungen, Infrastruktur und personenbezogene Daten ist auf autorisierte Personen beschränkt und wird entsprechend den geschäftlichen Anforderungen sowie nach dem Prinzip der geringsten Rechtevergabe gewährt. reev wendet ein striktes Need-to-know-Prinzip an.
Zugriffsrechte werden gemäß der Access Control Policy von reev sowie nach definierten Joiner-, Mover- und Leaver-Prozessen bereitgestellt, angepasst, überprüft und entzogen. Zugriffe werden widerrufen oder angepasst, wenn Mitarbeitende ihre Rolle ändern oder das Unternehmen verlassen. Privilegierte Zugriffe sind auf autorisierte Personen beschränkt und unterliegen zusätzlichen Kontrollen.
reev verwendet sichere Authentifizierungsmechanismen, um unbefugten Zugriff auf Informationssysteme zu verhindern. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ist für den Zugriff auf Produktionsumgebungen sowie für weitere Systeme erforderlich, soweit dies risikobasiert und nach Kritikalität erforderlich ist.
Soweit technisch möglich, werden zentrales Identitäts- und Zugriffsmanagement, rollenbasierte Zugriffskontrollen sowie sichere Passwort- oder Authentifizierungsanforderungen angewendet.
Vertrauliche ruhende Daten werden mit starken Verschlüsselungsmechanismen geschützt, einschließlich AES-256-Bit-Verschlüsselung, soweit anwendbar, gemäß der Cryptography Policy von reev. Verschlüsselungsschlüssel und Secrets werden durch kontrollierte Schlüsselmanagement- und Secrets-Management-Mechanismen verwaltet. Der Zugriff auf Verschlüsselungsschlüssel und Secrets ist auf autorisierte Systeme und Personen beschränkt; Schlüssel werden gemäß den internen Sicherheitsanforderungen rotiert.
Daten, die über öffentliche Netzwerke übertragen werden, werden mittels Transport Layer Security (TLS) und starker Cipher Suites geschützt. Öffentlich erreichbare Dienste werden so konfiguriert und regelmäßig überprüft, dass sichere TLS-Konfigurationen aufrechterhalten werden. reev strebt an, dass öffentliche Endpunkte anerkannte Industriestandards für Transportverschlüsselung erfüllen.
reev implementiert Maßnahmen, um unbefugten physischen Zugriff auf Einrichtungen der Informationsverarbeitung zu verhindern. Physische Zutrittskontrollen, Sicherheitsbereiche und Zugangskontrollen werden gemäß der Physical Security Policy von reev angewendet. Soweit Infrastruktur bei Drittanbietern von Cloud-Diensten gehostet wird, wird die physische Sicherheit durch die zertifizierten Rechenzentrumskontrollen und vertraglichen Sicherheitszusagen des jeweiligen Anbieters abgedeckt.
Soweit anwendbar, werden Kundendaten logisch getrennt, um unbefugte Zugriffe zwischen Kunden, Umgebungen und Systemen zu verhindern. Produktions-, Entwicklungs- und Testumgebungen sind voneinander getrennt; Produktionsdaten werden nicht in Nicht-Produktionsumgebungen verwendet, es sei denn, sie sind angemessen geschützt und die Nutzung ist autorisiert.
Soweit angemessen und technisch möglich, setzt reev Datenminimierung, Pseudonymisierung, Maskierung, Aggregation oder Zugriffsbeschränkungen ein, um die Offenlegung personenbezogener Daten zu reduzieren und die Verarbeitung auf das für den jeweiligen Zweck Erforderliche zu beschränken.
Wesentliche Änderungen an Systemen, Netzwerken, Infrastruktur und Einrichtungen der Verarbeitung werden dokumentiert, überprüft, getestet und vor der Bereitstellung in der Produktionsumgebung freigegeben. Änderungen werden in von der Produktion getrennten Umgebungen getestet, beispielsweise in Staging- oder Entwicklungsumgebungen.
Notfalländerungen unterliegen nach ihrer Umsetzung einer angemessenen Überprüfung und Dokumentation. Die Verfahren des Änderungsmanagements dienen dazu, das Risiko unbefugter, ungetesteter oder unbeabsichtigter Änderungen an Produktionssystemen zu reduzieren.
reev wendet Grundsätze sicherer Entwicklung und Engineering-Standards auf Softwareentwicklungsaktivitäten an. Entwicklungs-, Test-, Staging- und Produktionsumgebungen sind voneinander getrennt. Der Zugriff auf Quellcode-Repositories und Deployment-Pipelines ist auf autorisierte Personen beschränkt.
Sicherheitsaspekte werden in den Entwicklungslebenszyklus integriert, einschließlich Code Reviews, Tests, Abhängigkeitsmanagement und sicherer Konfigurationspraktiken.
Produktionsinfrastruktur und relevante Anwendungen sind so konfiguriert, dass Protokolle für sicherheitsrelevante Ereignisse erzeugt werden, einschließlich Nutzer-Authentifizierungsereignissen, Zugriffen auf Systeme, administrativen Aktivitäten, relevanten CRUD-Operationen und Änderungen an Sicherheitseinstellungen, soweit technisch möglich.
Protokolle werden vor unbefugtem Zugriff, unbefugter Veränderung und unbefugter Löschung geschützt. Protokolle werden für einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt, der sich nach der Kritikalität des Systems, gesetzlichen Anforderungen, vertraglichen Verpflichtungen und betrieblichen Erfordernissen richtet. Relevante Produktionsprotokolle werden mindestens 30 Tage gespeichert, sofern kein längerer Aufbewahrungszeitraum gilt.
reev implementiert Kontrollen, die Systeme und Daten vor unbefugter Veränderung schützen sollen, einschließlich Zugriffsbeschränkungen, Änderungsmanagement, Protokollierung, Überwachung, Backup-Verfahren und sicherer Deployment-Prozesse.
Backups relevanter Systeme und Datenbanken werden täglich durchgeführt. Backups werden getrennt von Produktionsdaten gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt. reev verwendet, soweit anwendbar, Cross-Region Replication (CRR) in AWS zur Unterstützung von Redundanz, Belastbarkeit und Disaster Recovery.
Backup-Daten werden durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen geschützt, einschließlich Zugriffsbeschränkungen und Verschlüsselung, soweit anwendbar.
Die Wiederherstellbarkeit von Backups wird mindestens jährlich getestet, um Datenintegrität, Wiederherstellungsverfahren und operative Bereitschaft zu validieren. Die Ergebnisse von Wiederherstellungstests werden dokumentiert und überprüft; identifizierte Probleme werden durch geeignete Korrekturmaßnahmen adressiert.
Einrichtungen der Informationsverarbeitung werden mit ausreichender Redundanz umgesetzt, um Anforderungen an Verfügbarkeit und Belastbarkeit zu erfüllen. reev setzt geeignete Infrastruktur- und Cloud-Architekturkontrollen ein, um das Risiko von Serviceunterbrechungen und Datenverlust zu reduzieren.
Personenbezogene Daten, die in der reev Plattform verarbeitet werden, werden standardmäßig in AWS-Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union, insbesondere in der Region eu-central-1, Frankfurt am Main, gehostet. Soweit Cross-Region Replication eingesetzt wird, erfolgt diese innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur nach Maßgabe der in Ziffer 3.4 beschriebenen Regelungen zu internationalen Übermittlungen.
reev unterhält Business-Continuity- und Disaster-Recovery-Maßnahmen für kritische Systeme und Prozesse. Diese Maßnahmen sind darauf ausgelegt, die fortlaufende Verfügbarkeit von Diensten sowie die zeitnahe Wiederherstellung des Zugangs zu personenbezogenen Daten im Falle eines physischen oder technischen Zwischenfalls gemäß Art. 32 DSGVO zu unterstützen.
Wiederherstellungsverfahren und Verantwortlichkeiten sind definiert und werden regelmäßig überprüft.
reev erhält Informationen über technische Schwachstellen durch Schwachstellenscans, Herstellerhinweise, Überwachung von Abhängigkeiten, Sicherheitshinweise und Penetrationstests. Schwachstellen werden auf Grundlage von Schweregrad, Ausnutzbarkeit, Exposition und potenziellen Auswirkungen bewertet.
Kritische Schwachstellen werden risikobasiert unverzüglich behoben oder mitigiert. Hochriskante Schwachstellen werden innerhalb definierter interner Fristen behoben, grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen, soweit dies technisch und betrieblich möglich ist, sofern keine dokumentierte risikobasierte Ausnahme gilt.
Sicherheitsupdates werden auf Grundlage von Risiko, Schweregrad und Systemkritikalität bewertet und eingespielt. Patch-Management-Verfahren sind darauf ausgelegt, die Exposition gegenüber bekannten Schwachstellen zu reduzieren und zugleich Systemstabilität und Verfügbarkeit aufrechtzuerhalten.
reev führt mindestens jährlich Penetrationstests durch und nimmt zusätzliche Sicherheitsbewertungen vor, soweit dies angemessen ist, beispielsweise nach wesentlichen Änderungen an Systemen oder Architektur. Feststellungen werden geprüft, priorisiert und risikobasiert behoben.
Anti-Malware- und Endpoint-Protection-Maßnahmen werden auf von reev bereitgestellten Endgeräten und relevanten E-Mail-Systemen eingesetzt. Schutzmechanismen werden, soweit technisch möglich, so konfiguriert, dass sie automatisch aktualisiert werden.
reev testet, bewertet und evaluiert regelmäßig die Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen durch interne Reviews, Schwachstellenbewertungen, Penetrationstests, Risikobewertungen, Monitoring-Aktivitäten, Audits und ISO/IEC 27001-Kontrollüberprüfungen. Identifizierte Schwächen werden nachverfolgt und durch geeignete Korrekturmaßnahmen adressiert.
reev unterhält ein nach ISO/IEC 27001 zertifiziertes Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS). Das ISMS definiert Governance-Strukturen, Verantwortlichkeiten, Richtlinien, Kontrollen, Risikomanagementverfahren und kontinuierliche Verbesserungsprozesse für die Informationssicherheit.
reev führt regelmäßig Risikobewertungen im Bereich Informationssicherheit durch, um Bedrohungen, Schwachstellen und Risiken für Informationswerte und personenbezogene Daten zu identifizieren. Maßnahmen zur Risikobehandlung werden gemäß dem ISMS definiert, umgesetzt, überwacht und überprüft.
Richtlinien zur Informationssicherheit und zum Datenschutz werden mindestens jährlich oder bei wesentlichen Änderungen überprüft. Richtlinien werden den relevanten Personen kommuniziert und über geeignete interne Kanäle verfügbar gemacht.
reev unterhält Prozesse zur Identifikation und Klassifizierung von Informationswerten auf Grundlage ihrer Sensibilität, geschäftlichen Bedeutung und Sicherheitsanforderungen. Angemessene Handhabungsanforderungen werden entsprechend der Klassifizierung der jeweiligen Information oder des jeweiligen Assets angewendet.
Soweit gesetzlich zulässig und im Verhältnis zur jeweiligen Rolle angemessen, führt reev vor Beschäftigungsbeginn Überprüfungen durch, die den Verantwortlichkeiten, Zugriffsrechten und dem Risikoprofil der Position entsprechen.
Alle Mitarbeitenden erhalten regelmäßig Schulungen zur Informationssicherheit, einschließlich Schulungen zu Datenschutzverantwortlichkeiten, Vertraulichkeit, sicherem Umgang mit personenbezogenen Daten, Phishing-Sensibilisierung, Meldung von Sicherheitsvorfällen und relevanten DSGVO-Pflichten. Schulungen erfolgen mindestens jährlich sowie im Rahmen des Onboardings.
Vertraulichkeitsverpflichtungen
Mitarbeitende, Auftragnehmer und sonstige Personen mit Zugriff auf vertrauliche Informationen oder personenbezogene Daten sind verpflichtet, Vertraulichkeitsverpflichtungen oder Geheimhaltungsvereinbarungen einzugehen. Diese Verpflichtungen gelten, soweit rechtlich durchsetzbar, auch nach Beendigung des Arbeits- oder Vertragsverhältnisses fort.
reev definiert Anforderungen an die zulässige Nutzung von Unternehmenssystemen, Geräten und Informationswerten. Von reev bereitgestellte Endgeräte unterliegen angemessenen Sicherheitskontrollen, die Geräteverwaltung, Verschlüsselung, Bildschirmsperranforderungen, Anti-Malware-Schutz und Update-Management umfassen können.
reev unterhält einen formalen Incident-Response-Plan zur Identifikation, Meldung, Bewertung, Eskalation, Eindämmung, Untersuchung und Behebung von Sicherheitsvorfällen. Mitarbeitende sind verpflichtet, vermutete oder bestätigte Sicherheitsvorfälle über definierte Meldewege zu melden.
Soweit ein Vorfall personenbezogene Daten betrifft, bewertet reev, ob der Vorfall eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten darstellt, und prüft Melde- und Benachrichtigungspflichten nach Art. 33 und Art. 34 DSGVO. Soweit reev als Auftragsverarbeiter handelt, benachrichtigt reev den jeweiligen Verantwortlichen innerhalb zweiundsiebzig (72) Stunden gemäß Art. 33 Abs. 2 DSGVO und den anwendbaren vertraglichen Verpflichtungen.
Vorfälle und Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten werden dokumentiert, einschließlich der Fakten zum Vorfall, der Auswirkungen, der ergriffenen Abhilfemaßnahmen und der Entscheidungen über Meldungen oder Benachrichtigungen. Erkenntnisse aus Vorfällen werden genutzt, um Sicherheitskontrollen und Reaktionsverfahren zu verbessern.
Anforderungen an Informationssicherheit und Datenschutz werden mit Lieferanten auf Grundlage der Art der erbrachten Leistungen und des mit der Verarbeitung verbundenen Risikos festgelegt und vereinbart. Lieferanten, die personenbezogene Daten im Auftrag von reev oder von Kunden von reev verarbeiten, unterliegen angemessenen vertraglichen Verpflichtungen.
reev übermittelt personenbezogene Daten nicht an einen Auftragsverarbeiter oder Unterauftragsverarbeiter, sofern keine angemessenen vertraglichen Regelungen bestehen, einschließlich eines Auftragsverarbeitungsvertrags oder gleichwertiger Datenschutzbestimmungen, soweit dies nach Art. 28 DSGVO erforderlich ist.
Unterauftragsverarbeiter werden nur gemäß den anwendbaren Kundenvereinbarungen und den Anforderungen des Art. 28 DSGVO eingesetzt. Soweit erforderlich, umfassen Verpflichtungen von Unterauftragsverarbeitern angemessene Datenschutz-, Vertraulichkeits-, Sicherheits-, Unterstützungs-, Audit-, Löschungs- oder Rückgabe- sowie Weitergabeverpflichtungen.
Eine aktuelle Liste der von reev eingesetzten Unterauftragsverarbeiter wird unter reev.com/legal geführt. reev informiert Kunden mindestens 30 Tage im Voraus über beabsichtigte Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern, die personenbezogene Daten des jeweiligen Kunden verarbeiten, sofern nicht aus Sicherheits-, Verfügbarkeits- oder sonstigen dringenden Gründen eine kürzere Frist erforderlich ist. Kunden können aus berechtigten datenschutzrechtlichen Gründen innerhalb der Ankündigungsfrist Widerspruch gegen die Änderung einlegen. In diesem Fall werden die Parteien in gutem Glauben zusammenarbeiten, um eine angemessene Lösung zu finden.
Soweit personenbezogene Daten in ein Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden oder von dort aus auf personenbezogene Daten zugegriffen wird, implementiert reev geeignete Übermittlungsmechanismen und Garantien gemäß Kapitel V DSGVO, beispielsweise Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln und ergänzende Maßnahmen, soweit erforderlich.
Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder wie es nach anwendbarem Recht, Vertrag oder berechtigten geschäftlichen Erfordernissen notwendig ist. Aufbewahrungs- und Löschverfahren werden für relevante Systeme und Datenkategorien umgesetzt.
Nach Ablauf anwendbarer Aufbewahrungsfristen oder bei wirksamen Löschersuchen werden personenbezogene Daten gelöscht, anonymisiert oder anderweitig gemäß den anwendbaren gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen behandelt, sofern eine weitere Aufbewahrung nicht gesetzlich erforderlich oder zulässig ist.
Soweit reev als Auftragsverarbeiter handelt, unterstützt reev den Verantwortlichen, soweit möglich und unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung, bei der Erfüllung von Pflichten im Zusammenhang mit Betroffenenrechten nach Kapitel III DSGVO sowie mit der Sicherheit der Verarbeitung nach Art. 32 DSGVO, gemäß den anwendbaren vertraglichen Verpflichtungen.
reev überwacht die Wirksamkeit seiner Sicherheitskontrollen durch das ISMS, interne Reviews, Audits, Risikobewertungen, technische Bewertungen und Korrekturmaßnahmenprozesse. Sicherheits- und Compliance-Dokumentation wird geführt, um die Implementierung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen nachzuweisen.
Die TOMs werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert, insbesondere aufgrund von Änderungen gesetzlicher Anforderungen, Technologie, Risikolage, Organisationsstruktur, Verarbeitungstätigkeiten oder Sicherheitspraktiken.
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