Ladevorgänge von Dienstwagen zu Hause effizient & rechtssicher abrechnen

Immer mehr Privatpersonen installieren Wallboxen zu Hause, um ihre Elektrofahrzeuge bequem aufzuladen. Für Unternehmen, die ihren MitarbeiterInnen elektrische Dienstwagen zur Verfügung stellen, stellt sich die Frage: Wie können sie diesen Trend positiv nutzen und gleichzeitig sicherstellen, dass die Ladevorgänge korrekt erfasst und rechtssicher abgerechnet werden? In diesem Artikel gehen wir auf diese wichtigen Aspekte ein und zeigen Ihnen, wie Sie als Unternehmen davon profitieren können. 

Rechtliche Grundlagen – Eine Übersicht 

Ladevorgänge zu Hause unterliegen strengen Vorschriften, die sicherstellen sollen, dass die anfallenden Ladekosten korrekt zugeordnet und abgerechnet werden können. Diese Vorschriften sind im Interesse der Unternehmen, da sie die Grundlage für eine rechtssichere und transparente Abrechnung bilden. Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten gesetzlichen Anforderungen. 

Gesetzliche Vorschriften 

Eichrechtskonformität: Wussten Sie, dass Wallboxen, die zu Hause installiert werden, eichrechtskonform sein müssen? Das bedeutet, dass sie mit kalibrierten und regelmäßig überprüften Messgeräten ausgestattet sein müssen. Seit 2019 ist ein integrierter Stromzähler nach EU-Standard vorgeschrieben. Dies stellt sicher, dass jede Kilowattstunde (kWh) korrekt erfasst und abgerechnet wird – ein entscheidender Faktor, insbesondere wenn die Ladekosten gegenüber dem Arbeitgeber geltend gemacht werden. 

Wichtige Standards: 

• EU-Standard: Measuring Instruments Directive (MID): Die MID-Richtlinie stellt den europäischen Standard dar, der sicherstellt, dass Ihre Energiekosten korrekt abgerechnet werden. Die Geräte müssen regelmäßig geprüft werden und die Gültigkeitsdauer der Zertifikate richtet sich nach den nationalen Vorschriften, in Deutschland beträgt sie acht Jahre. Für die steuerliche Abrechnung ist die MID ausreichend, für die externe Abrechnung ist ein ME-Zertifikat erforderlich. 
• Deutscher Standard: Mess- und Eichrecht (ME): Das deutsche Mess- und Eichrecht setzt die EU-Richtlinie um und fügt zusätzliche Anforderungen hinzu. Ihre Geräte müssen auch Informationen zu einzelnen Ladesitzungen speichern. Ein ME-Zertifikat ist beispielsweise für die Abrechnung an öffentlichen Ladestationen erforderlich.  

Private und geschäftliche Ladevorgänge trennen 

Wie sorgen Sie dafür, dass private und geschäftliche Ladevorgänge sorgfältig getrennt werden? Ganz einfach: mit RFID-Karten, speziellen Apps oder anderen Authentifizierungsmethoden. Wenn die Wallbox auch für das Laden privater Elektrofahrzeuge genutzt wird, ist ein Zugangsschutz (z.B. RFID-Chip) notwendig, um die exakte Abrechnung der Strommenge sicherzustellen und private von geschäftlichen Ladevorgängen zu trennen. 

Dokumentation und Nachvollziehbarkeit  

Jeder Ladevorgang sollte sorgfältig dokumentiert werden. Dabei werden Datum, Uhrzeit   sowie geladene Energiemenge (in kWh) und die Authentifizierungsinformationen erfasst. Authentifizierungsinformationen beziehen sich auf die Identifizierung des Fahrers oder Fahrzeugs, das den Ladevorgang durchführt – zum Beispiel durch eine RFID-Karte, eine App oder ein Nutzerkonto. Keine Sorge, das muss nicht manuell erfolgen. Es empfiehlt sich, ein automatisiertes System zu nutzen, das dafür sorgt, dass alle Daten korrekt und zuverlässig erfasst werden. Weiter unten in diesem Artikel erfahren Sie mehr über diese praktische Lösung. 

Steuerliche Vorteile für Unternehmen 

Seit dem 1. Januar 2017 ist der Ladestrom für Dienstfahrzeuge steuerfrei. Das bedeutet, dass Arbeitgeber, die ihren MitarbeiterInnen Strom für Elektro- und Hybridfahrzeuge bereitstellen, darauf keine Steuern bezahlen müssen. Diese Regelung macht elektrische Dienstfahrzeuge für Unternehmen noch attraktiver. Und als Bonus kann man durch den Verkauf von THG-Zertifikaten zusätzliche Einnahmen erzielen. Erfahren Sie mehr über die steuerlichen Vorteile hier und lesen Sie weiter zur THG-Quote. 

Automatisierte Abrechnungssysteme  

Moderne Abrechnungssysteme verarbeiten die erfassten Daten automatisch und erstellen Rechnungen. Menschliche Fehler werden minimiert und die Abrechnung ist konsistent und genau. Doch wie wählen Sie das richtige System aus? Und wie können Sie alles bequem von überall überwachen? 

Zwei Wege zur rechtssicheren Abrechnung: Intelligente Wallboxen und Ladekabel 

Intelligente Wallbox 

Eine der besten Möglichkeiten, Dienstwagen zu Hause zu laden, ist die Installation einer Wallbox mit integrierter Abrechnungssoftware. Sie ermöglicht eine sichere Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Ladevorgängen. Mit RFID-Karten oder speziellen Apps haben Sie alles im Griff und können den Ladeprozess bequem überwachen und dokumentieren. Während die Wallbox selbst keinen direkten Einfluss auf die Ladegeschwindigkeit hat, stellt sie sicher, dass der Ladevorgang zuverlässig und sicher abläuft, unabhängig von der Netzkapazität und anderen Faktoren. 

Intelligentes Ladekabel 

Eine flexible Alternative sind intelligente Ladekabel. Diese Kabel erfassen und rechnen die Ladevorgänge ab und sind dabei besonders praktisch und leicht zu handhaben. Auch hier können Sie private und geschäftliche Nutzung trennen und die Daten für eine spätere Abrechnung speichern. 

Die perfekte Kombination: Mit einer Kombination aus intelligenten Wallboxen und Ladekabeln haben Ihre MitarbeiterInnen maximale Flexibilität und können je nach Bedarf wählen.