Dienstwagen zuhause laden
Bequem, sicher und einfach.
Standzeiten effizient nutzen. Mit reev können alle Ladevorgänge der elektrischen Flotte an den unternehmenseigenen Ladestationen erfasst und automatisiert abgerechnet werden.
Jetzt können auch Heim-Ladevorgänge von eDienstwagenfahrerInnen abgerechnet werden:
Die Ladevorgänge zuhause werden verbrauchsgenau, per kWh, erfasst und automatisch an den Arbeitgeber zur internen Verrechnung bzw. Erstattung übermittelt. Eine rechtssichere und transparente Lösung für Arbeitgeber und ArbeitnehmerInnen.
Sie sind eine Privatperson?
So funktioniert das betriebliche Dienstwagen laden zuhause
Berechtigte DienstwagenfahrerInnen laden die elektrischen Firmenwagen zuhause.
Authentifizierungs-
möglichkeiten an den Ladestationen sind bspw. Keyfobs, RFID-Karten oder die reev App für FahrerInnen.
Die Ladevorgänge an der Heim-Ladestation werden kWh-genau erfasst und automatisch übermittelt. FahrerInnen können ihre Ladevorgänge in der reev App einsehen.
Sowohl das Unternehmen als auch die FahrerInnen erhalten monatlich einen Beleg über alle betrieblichen Ladekosten per eMail.
Die Stromkosten für die Heimladevorgänge der DienstwagenfahrerInnen werden vom Arbeitgeber erstattet.
Dies kann z.B. zusammen mit den monatlichen Ausgaben erfolgen.
In wenigen Schritten startklar &
leicht in der Umsetzung
Ladestation installieren
Grundvoraussetzung ist eine Ladestation bei dem/der Dienstwagenfahrer/in zuhause. Um eine individuelle Verbrauchserfassung und rechtssichere Abrechnung sicherzustellen, muss eine Zugangsbeschränkung an der Wallbox eingerichtet werden – auch, wenn die Ladestation nicht öffentlich zugänglich ist.
Funktion
aktivieren
Um die Heimlade-Funktion für die DienstwagenfahrerInnen zu aktivieren, sollte das Unternehmen Kontakt mit dem reev Team aufnehmen. DienstwagenfahrerInnen können auch selbst eine digitale Anfrage an den Arbeitgeber schicken.
Registrierung der
FahrerInnen
Die berechtigten MitarbeiterInnen erhalten ein online Formular, über welches sie sich für das Heimladen der Firmenwagen anmelden können. Nach erfolgreicher Registrierung verknüpft das reev Service Team die Heim-Ladestationen der FahrerInnen mit dem Unternehmen. Die Funktion Dienstwagen zuhause laden lässt sich also unkompliziert in die Ladeinfrastruktur des Arbeitgebers integrieren.
reev App für
FahrerInnen
Über die reev App können DienstwagenfahrerInnen alle Ladevorgänge – am Unternehmen und zuhause – überblicken und einsehen. Weitere Funktionen sind z.B. der mobile Start und Stopp der Ladevorgänge oder die Echtzeit-Darstellung der Ladevorgänge.
Automatisch generierte
Abrechnungsbelege
Kostenerstattung durch das Unternehmen.
Sowohl die DienstwagenfahrerInnen als auch das Unternehmen erhalten monatlich einen automatisch generierten eMail-Beleg. Die betriebsinterne, steuerfreie Kostenerstattung kann dann bspw. zusammen mit den monatlichen Auslagen erfolgen.
FAQs
Wo und wie können sich DienstwagenfahrerInnen für das Heimladen registrieren?
Berechtigte FahrerInnen registrieren sich über ein online Formular. Benötigte Angaben sind u.a. Adresse, Kontaktdaten, Strompreis (kWh-Preis) sowie ein Nachweis über diesen, z.B. eine Stromrechnung oder der Stromvertrag. Nach Übermittlung werden die Angaben vom reev Support Team überprüft.
Info: Grundsätzlich sollte die Nutzung des Features mit dem Arbeitgeber abgestimmt sein, um auch die Kostenerstattung sicherzustellen.
Zu welchem Strompreis laden die DienstwagenfahrerInnen zuhause?
Zum lokalen, eigenen Strompreis am Wohnort der/des Angestellten. Bei Registrierung der berechtigten FahrerInnen muss der eigene Strompreis angegeben und ein Nachweis (bspw. Stromrechnung, Vertrag) hochgeladen werden, welcher vom reev Service Team auf Echtheit geprüft wird.
Wie authentifizieren sich die Mitarbeiter an der heimischen Ladestation?
Die Authentifizierung erfolgt an der Ladestation direkt. Und kann beispielsweise via separater RFID-Karte, RFID-fähigem Mitarbeiterausweis oder reev App vorgenommen werden.
Benutzen Arbeitgeber und FahrerInnen die gleichen Systeme?
Nein. DienstwagenfahrerInnen steht die reev App zur Verfügung. Mit dieser können u.a. Ladeverlauf eingesehen und Ladevorgänge per Fernstart und -stop gesteuert werden.
Unternehmen nutzen weiterhin ihren bestehenden reev Dashboard-Zugang zur Verwaltung und Steuerung ihrer Ladelösung am Unternehmensstandort.
Die Belege der Heim-Ladevorgänge werden monatlich per eMail geschickt (an Arbeitgeber und DienstwagenfahrerInnen).
Welche Ladestation wird für das Heimladen empfohlen?
Wir empfehlen das Bundle Compact: eine Kombination aus hochwertiger ABL Hardware und reev Dashboard Compact. Durch die vorkonfigurierte Software sind die Inbetriebnahme und Installation besonders einfach. Mehr zum Bundle erfahren Sie hier.
Wer bezahlt die Ladestation zuhause?
Grundsätzlich muss die Finanzierung der Heim-Ladestationen individuell zwischen den Dienstwagenfahrern und dem Arbeitgeber abgestimmt werden. Die Kostenübernahme kann beispielsweise in einer eCar Policy des Unternehmens allgemein geregelt werden.
Insgesamt gibt es bei der Finanzierung zwei Möglichkeiten:
1. Die Finanzierung durch den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin
Die Arbeitnehmer übernehmen die Kosten für die Ladestation selbst. Da die Ladestation auch privat genutzt werden kann, und so nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht an den Arbeitgeber zurückgegeben werden muss, ist dies in vielen Fällen die präferierte Option.
2. Finanzierung durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber kann die Ladestation auf seine Kosten dem Fahrer leihweise zur Verfügung stellen, bspw. zusammen mit dem elektrischen Dienstwagen.
Der Arbeitgeber hat aber auch die Möglichkeit, die Kosten für Installation und Kauf der Ladestation durch den Dienstwagenfahrer zu bezuschussen. Dies gilt als geldwerter Vorteil und muss mit 0,25% versteuert werden.
Das Unternehmen kann die Ladestation auch erstatten und zusätzlich zum Lohn an seine MitarbeiterInnen „verschenken“. Diese Variante wird ebenfalls als geldwerter Vorteil gewertet und muss mit 0,25% versteuert werden.
Wer bezahlt die Software-Lizenzgebühren für die Ladestation zuhause?
Um das reev Dienstwagen zuhause laden nutzen zu können, muss die reev Software auf den Heim-Ladestationen der DienstwagenfahrerInnen installiert sein. Im Bundle-Produkt ist die reev Software bereits vorkonfiguriert und die Lizenzgebühren für die ersten 24 Monate sind im Bundle-Kaufpreis enthalten.
Insgesamt sind die Kosten für die reev Software abhängig von der gewählten Lizenzversion. Auch die Wahl der Hardware beeinflusst die Gebühren. Wer die Kosten trägt, muss individuell zwischen DienstwagenfahrerIn und dem Arbeitgeber abgestimmt werden. Gerne beraten wir Sie hierzu und erläutern die Optionen. Nehmen Sie einfach Kontakt mit unserem Team auf.
Gibt es technische Anforderungen an die Wallbox, die beachtet werden müssen, um eine rechtssichere Abrechnung entlang des reev Modells zu erreichen?
Die genutzte Hardware muss über einen MID-Zähler verfügen und backendfähig sein. Zusätzlich muss die Hardware im reev Dashboard integriert sein (Beispiel ABL eMH2). Die Ladestation muss nicht zwingend eichrechtskonform sein. Am Installationsort muss Netzwerkempfang sichergestellt werden, da die Ladestation über SIM-Karte kommuniziert.
Wir empfehlen das Bundle Compact: eine Kombination aus hochwertiger ABL Hardware und reev Dashboard Compact. Durch die vorkonfigurierte Software sind die Inbetriebnahme und Installation besonders einfach. Mehr zum Bundle erfahren Sie hier.
Kann die reev Software auch in bereits installierte Ladestationen integriert werden?
Entspricht die Ladestation den technischen Voraussetzungen (siehe Frage oben „Gibt es Anforderungen an die Wallbox, die beachtet werden müssen, um eine rechtssichere Abrechnung entlang des reev Modells zu erreichen?“), kann die reev Software auch nachträglich in eine bereits installierte Ladestation zuhause integriert werden. Hierfür koordiniert reev mit dem örtlichen Elektriker die Inbetriebnahme und sendet die benötigten Materialien (beispielsweise SIM-Karte und Inbetriebnahme-Anleitung) an den Mitarbeiter/die Mitarbeiterin oder die Elektrofachkraft. Die Inbetriebnahme ist einfach und schnell und wird digital von unserem Support Team begleitet.
Was kostet das neue reev Feature zum Dienstwagen zuhause laden?
Gerne beraten wir Sie individuell. Die Kosten für das Feature werden von verschiedenen Rahmenbedingungen beeinflusst und sind so auf den jeweiligen Anwendungsfall abgestimmt.
Wie kann das Feature aktiviert werden?
Nehmen Sie hierfür bitte Kontakt mit dem reev Team auf: sales@reev.com. Teilen Sie uns bitte die Namen und eMail-Adressen der berechtigten DienstwagenfahrerInnen mit.
Wie kann sich das Unternehmen sicher sein, dass nur die Kosten für betriebliche Fahrten abgerechnet werden?
Ähnlich wie bei einer Tankkarte kann nicht bis ins kleinste Detail nachvollzogen werden, für welche Strecke getankt und abgerechnet wird. Über Authentifizierungs-methoden, z.B. RFID-Karten, kann sichergestellt werden, dass nur Ladevorgänge berechtigter FahrerInnen in die betrieblichen Abrechnungsbelege aufgenommen werden. Die Verwendung der RFID-Karten basiert auf einem Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und -nehmer.
Beispielsweise über eine eCar Policy, eine Erweiterung der klassischen Car Policy um zusätzliche Richtlinien für Elektrofahrzeuge, könnten die Einzelheiten in der Nutzung, wie die Abrechnung privater versus geschäftlicher Fahrten, festgelegt werden.
Muss mein Mitarbeiter eine Zugangsbeschränkung an der Ladestation zuhause einrichten?
Ja, der Zugang zur Ladestation bei dem/der Dienstwagenfahrer/in muss beschränkt sein, um eine individuelle Verbrauchserfassung und rechtssichere Abrechnung der Ladevorgänge sicherzustellen. Auch, wenn die Wallbox in einer geschlossenen Garage installiert ist und keine weiteren NutzerInnen (z.B. Familienmitglieder, NachbarInnen, LebenspartnerInnen) an der Ladestation laden können, muss eine Zugangsbeschränkung eingerichtet werden.
Die Zugangsbeschränkung an der Wallbox daheim kann vom reev Service Team eingestellt werden.
Was müssen Arbeitgeber steuerlich und rechtlich beachten?
Steuerlich und rechtlich gibt es keine außerordentlichen Regelungen für Unternehmen und DienstwagenfahrerInnen, die es zu beachten gibt. Bei der Erstattung der Ladekosten handelt es sich um eine übliche, steuerfreie Auslagenerstattung. Die Stromkosten werden, so wie Reisekosten oder sonstige Mitarbeiter-Ausgaben, nachträglich und über einen spezifisch generierten Beleg (über die verbrauchsgenau erfassten Stromkosten), vom Arbeitgeber erstattet.
Die steuerfreie Erstattung erfolgt direkt zwischen Arbeitgeber und ArbeitnehmerIn. Für die Erstattung der Ladekosten werden keine Rechnungen und Gutschriften zwischen Anbieter und Arbeitnehmer und/oder Anbieter und Arbeitgeber erstellt. Dadurch wird der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin nicht zum Leistungserbringer/zur Leistungserbringerin (z.B. StromverkäuferIn). Die Stromkosten für die rechtssicher erfassten dienstlichen Ladevorgänge dürfen daher steuerfrei erstattet werden.
Welche und wie viele Belege erhält der Arbeitgeber im Monat?
Der angegebene Ansprechpartner im Unternehmen, erhält monatlich unterschiedliche eMail Belege in einem gesammelten ZIP-Ordner:
- einen Übersichts-Beleg über die Gesamtkosten des Monats: alle Ladevorgänge aller DienstwagenfahrerInnen im Überblick.
- ein separater Beleg pro DienstwagenfahrerIn: die Vorgänge und Kosten je FahrerIn. Die einzelnen Belege können dann für die interne individuelle Abrechnung genutzt werden.
Zusatzinfo: Die jeweiligen DienstwagenfahrerInnen erhalten ebenfalls monatlich einen eMail-Beleg – ausschließlich über die eigenen Ladevorgänge (Duplikat des Belegs für das Unternehmen).
Ist die betriebsinterne Erstattung der Ladekosten vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer steuerfrei?
Ja. Bei der „Dienstwagen zuhause laden“ Lösung von reev handelt es sich um eine steuerfreie Auslagenerstattung von Betriebsausgaben basierend auf einem verbrauchsgenauen Beleg. Die steuerfreie Erstattung erfolgt direkt zwischen Arbeitgeber und ArbeitnehmerIn. Für die Erstattung der Ladekosten werden keine Rechnungen und Gutschriften zwischen Anbieter und Arbeitnehmer und/oder Anbieter und Arbeitgeber erstellt. Dadurch wird der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin nicht zum Leistungserbringer/zur Leistungserbringerin (z.B. StromverkäuferIn). Die Stromkosten für die rechtssicher erfassten dienstlichen Ladevorgänge dürfen daher steuerfrei erstattet werden.
Wie ist der Abrechnungszeitraum und auf welcher Abrechnungsebene wird der Beleg erstellt?
Der Arbeitgeber monatlich einen digitalen Beleg über alle dienstlich getätigten Heim- Ladevorgänge der berechtigen DienstwagenfahrerInnen. Der Beleg dient als Basis für steuerfreie Auslagenerstattung durch die Lohnauszahlung. Die Abrechnung erfolgt (automatisiert) durch den Arbeitgeber direkt an den Arbeitnehmer.
Was ist bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zwischen DienstwagennutzerIn und Arbeitgeber bzgl. der Wallbox zu beachten?
Dieses Vorgehen ist abhängig davon, ob die Wallbox a) im Besitz des Unternehmens oder b) dem Arbeitnehmer/der Arbeitnehmerin ist. Grundsätzlich empfiehlt sich hier eine unternehmensindividuelle Regelung, die ggf. auch in einer eCar Policy festgelegt werden kann.
Im ersten Fall a) kann beispielsweise eine Abzahlung des Arbeitnehmers erfolgen.
Im zweiten Fall b) würde die Wallbox auch mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Besitz des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin bleiben. In beiden Fällen wird aber der Zugang des ausgeschiedenen Mitarbeiters seitens reev deaktiviert. Die Ladestation kann weiter operieren, aber es werden keine Belege für dienstliche Ladevorgänge mehr erstellt.
Welche Ladestation wird für das Heimladen empfohlen?
Wir empfehlen das Bundle Compact: eine Kombination aus hochwertiger ABL Hardware und reev Dashboard Compact. Durch die vorkonfigurierte Software sind die Inbetriebnahme und Installation besonders einfach. Mehr zum Bundle erfahren Sie hier.
Gibt es technische Anforderungen an die Wallbox, die beachtet werden müssen, um eine rechtssichere Abrechnung entlang des reev Modells zu erreichen?
Die genutzte Hardware muss über einen MID-Zähler verfügen und backendfähig sein. Zusätzlich muss die Hardware im reev Dashboard integriert sein (Beispiel ABL eMH2). Die Ladestation muss nicht zwingend eichrechtskonform sein. Am Installationsort muss Netzwerkempfang sichergestellt werden, da die Ladestation über SIM-Karte kommuniziert.
Wir empfehlen das Bundle Compact: eine Kombination aus hochwertiger ABL Hardware und reev Dashboard Compact. Durch die vorkonfigurierte Software sind die Inbetriebnahme und Installation besonders einfach. Mehr zum Bundle erfahren Sie hier.
Kann die reev Software auch in bereits installierte Ladestationen integriert werden?
Entspricht die Ladestation den technischen Voraussetzungen (siehe Frage oben „Gibt es Anforderungen an die Wallbox, die beachtet werden müssen, um eine rechtssichere Abrechnung entlang des reev Modells zu erreichen?“), kann die reev Software auch nachträglich in eine bereits installierte zuhause Ladestation integriert werden. Hierfür koordiniert reev mit dem örtlichen Elektriker die Inbetriebnahme und sendet die benötigten Materialien (beispielsweise SIM-Karte und Inbetriebnahme-Anleitung) an den Mitarbeiter/die Mitarbeiterin oder die Elektrofachkraft. Die Inbetriebnahme ist einfach und schnell und wird digital von unserem Support Team begleitet.
Können noch weitere NutzerInnen die Ladestation daheim nutzen?
Grundsätzlich muss eine Zugangsbeschränkung an den Ladestationen daheim eingerichtet sein, um eine individuelle Verbrauchserfassung und rechtssichere Abrechnung sicherzustellen. Eine Zugangsbeschränkung sollte also auch eingerichtet werden, wenn die Wallbox nicht öffentlich (für andere Personen) zugänglich ist. Eine Autorisierung ist u.a. via RFID-fähigem Mitarbeiterausweis, reev Key Fob oder der reev App für FahrerInnen möglich.
Bei einer gemeinschaftlichen Nutzung der heimischen Ladestation können auch andere NutzerInnen berechtigt sein, an dieser zu laden, z.B. PartnerInnen, NachbarInnen, oder Gäste der registrierten DienstwagenfahrerInnen. Dies sollte individuell zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer definiert werden, beispielsweise in einer eCar Policy. In diesem Falle empfiehlt sich ein betriebliches Authentifizierungssystem: beispielsweise mit reev App oder RFID-Karte können die DienstwagenfahrerInnen identifiziert und von den anderen NutzerInnen differenziert werden. So wird gemeinschaftliche Nutzung bei gleichzeitig separater und verbrauchsgenauer Erfassung der Ladevorgänge möglich. Dem Arbeitgeber werden nur die Ladekosten zugestellt, die durch authentifizierten DienstwagenfahrerInnen und für geschäftliche Ladevorgänge ausgelöst wurden.
Wie authentifizieren sich die Mitarbeiter an der heimischen Ladestation?
Die Authentifizierung erfolgt an der Ladestation direkt. Und kann beispielsweise via RFID-fähigem Mitarbeiterausweis, reev Key Fob oder reev App vorgenommen werden.
Muss eine Zugangsbeschränkung an der Ladestation daheim eingerichtet werden?
Ja, es muss eine Zugangsbeschränkung an den Ladestationen daheim eingerichtet sein, um eine individuelle Verbrauchserfassung und rechtssichere Abrechnung der dienstlichen Ladevorgänge sicherzustellen. Eine Zugangsbeschränkung muss auch eingerichtet werden, wenn die Wallbox in einer geschlossenen Garage installiert ist und keine weiteren NutzerInnen (z.B. Familienmitglieder, NachbarInnen, LebenspartnerInnen) an der Ladestation laden können.
In einem online Formular zur Registrierung muss der Dienstwagenfahrer / die DienstwagenfahrerIn angeben, ob weitere NutzerInnen Zugang zur Station haben.
Die Zugangsbeschränkung an der Wallbox daheim kann vom reev Service Team eingestellt werden.
Bei einer gemeinschaftlichen Nutzung der heimischen Ladestation können auch andere NutzerInnen berechtigt sein, an dieser zu laden, z.B. PartnerInnen, NachbarInnen, oder Gäste der registrierten DienstwagenfahrerInnen. Dies sollte individuell zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer definiert werden, beispielsweise in einer eCar Policy.
Welche Funktionen hat die reev App?
Mit der reev App können FahrerInnen u.a. Rechnungsinformationen eingesehen und bearbeiten, der Ladeverlauf eingesehen und Ladevorgänge per Fernstart und -stop gesteuert werden. Zudem kann die reev App als Authentifizierungsmöglichkeit an den Ladestationen genutzt werden. Weitere Funktionen und mehr Informationen zur reev App finden Sie hier.
Was müssen DienstwagenfahrerInnen steuerlich und rechtlich beachten?
Steuerlich und rechtlich gelten keine außerordentlichen Regelungen für DienstwagenfahrerInnen. Bei der Erstattung der dienstlichen Ladekosten handelt es sich um eine übliche Auslagenerstattung. Die Stromkosten für den Dienstwagen werden nachträglich und über einen spezifisch generierten Beleg vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet. Eine eventuelle Erstattung von Stromkosten von privaten Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugen ist hingegen steuerpflichtig.
Welche Belege erhält der Dienstwagenfahrer / die Dienstwagenfahrerin monatlich?
Die DienstwagenfahrerInnen erhalten monatlich einen eMail-Beleg über die eigenen Ladevorgänge und Ladekosten an der Ladestation zuhause. Dem Arbeitgeber wird ein digitales Duplikat zugeschickt.
Wie ist die vertragliche Grundlage zwischen DienstwagenfahrerIn und reev?
Wenn das reev Dienstwagen zuhause laden über den Arbeitgeber abgewickelt wird und dieser die Kosten für die reev Softwarelizenz trägt, wird ein Vertrag zwischen reev und dem Arbeitgeber eingegangen. Daher gibt es in diesem Falle keinen Vertrag zwischen DienstwagenfahrerIn und reev. DienstwagenfahrerInnen müssen dann allein den Nutzungsbedingungen zustimmen.
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oder stehen Ihnen bei Fragen persönlich zur Verfügung.
