Ladevorgänge von DienstwagenfahrerInnen zuhause abrechnen

Im Vorfeld sollte das Heimladen mit dem Arbeitgeber abgestimmt werden, um die Kostenerstattung sicherzustellen.
DienstwagenfahrerInnen registrieren sich dann über ein Online-Formular. Dabei werden die folgenden Angaben benötigt: Adresse, Kontaktdaten, Strompreis (sowie ein Nachweis darüber, z.B. eine Stromrechnung oder der Stromvertrag). Nach Übermittlung werden die Angaben vom reev Support Team überprüft. 

Zum lokalen Strompreis am Wohnort. Bei der Registrierung gibt der/die FahrerIn den heimischen Strompreis an und lädt einen Nachweis (bspw. Stromrechnung, Vertrag) hoch, welcher im Anschluss auf Echtheit geprüft wird.

Die Authentifizierung erfolgt direkt an der Ladestation, z.B. mittels eines RFID-fähigen Mitarbeiterausweis, der reev App oder einer separaten RFID-Karte.

Nein. Das Unternehmen nutzt weiterhin das reev Dashboard zur Verwaltung der Ladelösung am Unternehmensstandort. Den MitarbeiterInnen steht die reev App zur Verfügung. Dort können u.a. Ladevorgänge per Fernstart und -stop gesteuert und der Ladeverlauf eingesehen werden.

Grundsätzlich muss die Finanzierung für das Dienstwagen zuhause laden individuell zwischen den DienstwagenfahrerInnen und dem Arbeitgeber abgestimmt werden. Die Kostenübernahme kann auch allgemein gültig in einer eCar Policy des Unternehmens formuliert werden.

Um eine rechtssichere Abrechnung zu gewährleisten, muss die genutzte Hardware über einen MID-Zähler verfügen und softwarefähig sein. Die Ladestation muss nicht zwingend eichrechtskonform sein. Die reev Software ist mit allen gängigen Hardwareherstellern und -modellen kompatibel. Eine ausführliche Auflistung finden Sie hier.

Am Installationsort muss Netzwerkempfang sichergestellt werden, da die Ladestation über SIM-Karte kommuniziert. Nehmen Sie Kontakt mit einer Elektrofachkraft auf, die auf eMobility spezialisiert ist, um Sie mit der Installation zu beauftragen.

Entspricht die Ladestation den technischen Voraussetzungen, kann die reev Software auch nachträglich in eine bereits vorhandene Ladestation zuhause integriert werden. Bestellen Sie hierfür ein reev Connect Set (bestehend aus einem Setup-Kit und einem oder mehreren Lizenzschlüssel(n)) zur Nutzung der reev Software.

Für die Compact Softwarelizenz fallen monatlich 4,50€/Ladepunkt an. Für die Pro Lizenz betragen die monatlichen Kosten 7,50€/Ladepunkt. Die Pro Lizenz bietet entsprechend einen größeren Funktionsumfang, z.B. die vollautomatisierte Abrechnung von Heimladevorgängen.

Nehmen Sie hierfür bitte Kontakt mit dem reev Team auf: sales@reev.com. Teilen Sie uns bitte die Namen und eMail-Adressen der berechtigten DienstwagenfahrerInnen mit.

An der heimischen Ladestation werden private und dienstliche Ladevorgänge von DienstwagenfahrerInnen separat und verbrauchsgenau erfasst. Nur Ladevorgänge mit vorheriger Authentifizierung erscheinen auf dem Beleg an den Arbeitgeber zur Rückerstattung. Authentifizierungsmethoden sind die reev App, RFID-Karten oder RFID-fähige Mitarbeiterausweise.

Ja, der Zugang zur heimischen Ladestation muss beschränkt sein, um eine individuelle Verbrauchserfassung und rechtssichere Abrechnung der Ladevorgänge sicherzustellen. Die Zugangsbeschränkung muss auch eingerichtet werden, wenn die Wallbox in einer geschlossenen Garage installiert ist und keine weiteren NutzerInnen (z.B. Familienmitglieder, NachbarInnen) an der Ladestation laden können.

Die Zugangsbeschränkung kann vom reev Support Team eingerichtet werden.

Bei der Erstattung der Ladekosten handelt es sich um eine übliche, steuerfreie Auslagenerstattung. Für die Erstattung der Ladekosten werden keine Rechnungen und Gutschriften zwischen reev und den ArbeitnehmerInnen und/oder reev und Unternehmen bzw. Arbeitgeber erstellt. Dadurch werden ArbeitnehmerInnen nicht zu Leistungserbringern (z.B. Stromverkauf). Die Stromkosten für die rechtssicher erfassten dienstlichen Ladevorgänge dürfen daher steuerfrei erstattet werden.

Die angegebene Ansprechperson im Unternehmen erhält monatlich die verschiedenen Belege per eMail.

• Ein Übersichtsbeleg über die Gesamtkosten des Monats, d.h. die Ladevorgänge aller DienstwagenfahrerInnen im Überblick
• Ein separater Beleg pro DienstwagenfahrerIn: die Vorgänge und Kosten je FahrerIn. Die einzelnen Belege können dann für die interne individuelle Abrechnung genutzt werden.
• Nutzt das Unternehmen die automatische Rückerstattung, erhält es zusätzlich noch eine Zahlungsübersicht.

DienstwagenfahrerInnen erhalten ebenfalls monatlich einen eMail-Beleg über die eigenen Ladevorgänge.

Ja. Bei der „Dienstwagen zuhause laden“-Lösung von reev handelt es sich um eine steuerfreie Auslagenerstattung von Betriebsausgaben, basierend auf einem verbrauchsgenauen Beleg. Die steuerfreie Erstattung erfolgt direkt zwischen Arbeitgeber und ArbeitnehmerIn. Für die Erstattung der Ladekosten werden keine Rechnungen und Gutschriften zwischen Strom-Anbieter und Arbeitnehmer und/oder Strom-Anbieter und Arbeitgeber erstellt. Dadurch erbringt der/die ArbeitnehmerIn keine Leistung durch Verkauf von Strom. Die Stromkosten für die rechtssicher erfassten dienstlichen Ladevorgänge dürfen daher steuerfrei erstattet werden.

Der Arbeitgeber erhält monatlich einen digitalen Beleg über alle dienstlich getätigten heimischen Ladevorgänge. Der Beleg dient als Basis für die steuerfreie Auslagenerstattung durch die Lohnauszahlung.

Dieses Vorgehen ist abhängig davon, ob die Wallbox a) im Besitz des Unternehmens oder b) im Besitz des/der ArbeitnehmerIn ist. Grundsätzlich empfiehlt sich hier eine unternehmensindividuelle Regelung, die ggf. auch in einer eCar Policy festgelegt werden kann.

Im Fall a) kann beispielsweise eine Abzahlung des Arbeitnehmers erfolgen.

Im Fall b) bleibt die Wallbox nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses im Besitz des/der ArbeitnehmerIn.

Ja, mit dem reev Connect Set kann die Software auch nachträglich in eine bereits installierte Heimladestation integriert werden.

Grundsätzlich muss eine Zugangsbeschränkung an der Ladestation zuhause eingerichtet sein, um eine individuelle Verbrauchserfassung und rechtssichere Abrechnung sicherzustellen. Bei einer gemeinschaftlichen Nutzung der heimischen Ladestation können auch andere NutzerInnen berechtigt sein, an dieser zu laden, z.B. PartnerInnen, NachbarInnen, oder Gäste. In diesem Falle empfiehlt sich ein mit dem Arbeitgeber abgestimmtes Authentifizierungssystem.

Beispiel:

• DienstwagenfahrerIn autorisiert sich an der Ladestation für betriebliche Ladevorgänge über die reev App.
• DienstwagenfahrerIn autorisiert sich an der Ladestation für private Ladevorgänge über eine separate RFID-Karte.
• Andere NutzerInnen autorisieren sich ebenfalls über eine weitere separate RFID-Karte.

So wird gemeinschaftliche Nutzung bei gleichzeitig separater und verbrauchsgenauer Erfassung der Ladevorgänge möglich. Dem Arbeitgeber werden nur die Ladekosten zugestellt, die durch den/die DienstwagenfahrerIn für dienstliche Ladevorgänge ausgelöst wurden.

Die Authentifizierung erfolgt direkt an der Ladestation, z.B. mittels eines RFID-fähigen Mitarbeiterausweis, der reev App oder einer separaten RFID-Karte.

Ja, der Zugang zur heimischen Ladestation muss beschränkt sein, um eine individuelle Verbrauchserfassung und rechtssichere Abrechnung der Ladevorgänge sicherzustellen. Die Zugangsbeschränkung muss auch eingerichtet werden, wenn die Wallbox in einer geschlossenen Garage installiert ist und keine weiteren NutzerInnen (z.B. Familienmitglieder, NachbarInnen) an der Ladestation laden können.

Die Zugangsbeschränkung kann vom reev Support Team eingerichtet werden.

Mit der reev App können FahrerInnen u.a. Belege und den Ladeverlauf einsehen sowie Ladevorgänge starten und stoppen. Zudem kann die reev App als Authentifizierungsmöglichkeit an den Ladestationen genutzt werden.

Die DienstwagenfahrerInnen erhalten monatlich einen eMail-Beleg über die eigenen Ladevorgänge und Ladekosten an der Ladestation zuhause. Dem Arbeitgeber wird ein digitales Duplikat zugeschickt.

Wenn das reev Dienstwagen zuhause laden über den Arbeitgeber abgewickelt wird und dieser die Kosten für die reev Softwarelizenz trägt, wird ein Vertrag zwischen reev und dem Arbeitgeber eingegangen. Daher gibt es in diesem Falle keinen Vertrag zwischen DienstwagenfahrerIn und reev. DienstwagenfahrerInnen müssen dann allein den Nutzungsbedingungen zustimmen.